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昨天的文章，寫(xiě)了自己分享的課程《五星級(jí)溝通：職場(chǎng)新人版》，有朋友問(wèn)，可否給PPT。抱歉，目前不方便發(fā)出來(lái)。BLUES今天把課程中的郵件溝通部分，寫(xiě)成文章，分享給大家。
寫(xiě)郵件
1. 收件人：在工作中，通常來(lái)說(shuō)，收件人是某一項(xiàng)行動(dòng)的執(zhí)行者，如果需要對(duì)方進(jìn)行確認(rèn)回復(fù)，請(qǐng)?jiān)卩]件內(nèi)注明。
2. 善于使用郵件組。通常我們都會(huì)給不同層級(jí)的組織結(jié)構(gòu)單位建立一個(gè)郵件組，例如小組郵件組，部門(mén)郵件組，項(xiàng)目郵件組等。
3. 抄送：抄送人通常是一項(xiàng)行動(dòng)的相關(guān)者（不是執(zhí)行者）。通常在進(jìn)行跨組溝通時(shí)候，把雙方的leader抄上，周知到位。
4. 密送：密送給自己，這是BLUES的一個(gè)習(xí)慣，目的是方便進(jìn)行郵件備份，尤其是某些時(shí)候，電腦崩潰，這個(gè)時(shí)候就知道給自己發(fā)郵件的好處了。這個(gè)用戶習(xí)慣，真的可以成為郵件客戶端的一個(gè)設(shè)置選項(xiàng)，是否默認(rèn)密送給自己。
5. 主題：主題是一封郵件的主旨，簡(jiǎn)潔明了，BLUES通常書(shū)寫(xiě)標(biāo)題時(shí)添加分類，并用簡(jiǎn)單的語(yǔ)言描述工作的內(nèi)容，讓收件人一目了然。
6. 主題設(shè)置分類：郵件通常有幾個(gè)類別：通知（周知、會(huì)議通知等）、材料、匯報(bào)(日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào))、回復(fù)、疑問(wèn)、分享、探討、求助。
例如：
【周知】BLUES周二外出進(jìn)行校招畢業(yè)生培訓(xùn)，有事電話聯(lián)系
【資料】JIRA系統(tǒng)使用的方法
【分享】關(guān)于提升溝通能力的分享
7. 附件：如果有附件，請(qǐng)?jiān)卩]件正文寫(xiě)清楚有幾個(gè)附件，格式是什么，建議使用PDF格式的文檔。這樣發(fā)布出去，不用擔(dān)心格式改變，方便收件人進(jìn)行閱讀。
8. 簽名：一般會(huì)用郵件客戶端設(shè)置常用簽名，網(wǎng)頁(yè)端也有簽名功能。新建或者轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)候，自動(dòng)讀取簽名，包含：姓名、部門(mén)、公司，聯(lián)系電話、郵箱等內(nèi)容。
發(fā)送前的檢查Checklist
發(fā)送郵件前，按照下面的列表對(duì)郵件進(jìn)行檢查，相當(dāng)于產(chǎn)品發(fā)布前的Checklist，檢查過(guò)后，一般不會(huì)出低級(jí)錯(cuò)誤。
1. 檢查有無(wú)附件并上傳；
附件命名，BLUES常用的格式是：日期+文件主題+姓名+版號(hào)，
例如：20150715手機(jī)迅雷數(shù)據(jù)周報(bào)（BLUES）終稿
2. 書(shū)寫(xiě)郵件主題，按照分類和事項(xiàng)簡(jiǎn)介的規(guī)則來(lái)命名郵件主題；
3. 按照要求書(shū)寫(xiě)正文部分；
4. 郵件簽名部分；
5. 密送給自己，真的是個(gè)好習(xí)慣。
6. 最后填寫(xiě)或選擇發(fā)件人、抄送人。
之所以將發(fā)件人放在最后填寫(xiě)，就是因?yàn)橐环忄]件必須需要收件人，所以，在填寫(xiě)收件人之前，郵件是不會(huì)被發(fā)送的，那就可以給自己留有最大的余地去修改。萬(wàn)一碰到發(fā)送按鈕，也不會(huì)發(fā)出。
發(fā)郵件
1. 記住，郵件是用來(lái)發(fā)結(jié)論、記錄、通知、備忘等內(nèi)容的，不是用來(lái)爭(zhēng)論的。
千萬(wàn)別用郵件吵架，就是你一封，我一封的來(lái)回回復(fù)，尤其是在郵件組進(jìn)行多次往復(fù)的爭(zhēng)論。有需要不斷詢問(wèn)的，請(qǐng)當(dāng)面溝通，溝通完畢，再給出結(jié)論郵件。
2. 郵件瘦身，不發(fā)大附件，過(guò)大的附件，建議用云盤(pán)存儲(chǔ)，再給鏈接；
3. 新人的郵件，先發(fā)給身邊同事預(yù)覽檢查，每個(gè)職場(chǎng)人都犯過(guò)郵件的小錯(cuò)誤，例如漏發(fā)附件，寫(xiě)錯(cuò)收件人等；
4. 外出、請(qǐng)假的郵件周知，明確自己休假時(shí)候的工作安排；
5. 在發(fā)出正式郵件之前，如果是重要內(nèi)容，例如會(huì)議的決議，建議先在RTX等內(nèi)部溝通渠道確認(rèn)后，再發(fā)出正式郵件。
郵件管理
1. 不要一上班就看郵件，郵件，通常不是最緊急的工作內(nèi)容，如果重要緊急，對(duì)方會(huì)給你打電話；
2. 收取郵件的分組規(guī)則制定。按照不同類別、不同聯(lián)系人等維度進(jìn)行分組，例如需求郵件、通知郵件、老板郵件等，尤其是重要人物的郵件，獨(dú)立出來(lái)，例如有直接工作關(guān)系的同事和leader。
3. 學(xué)會(huì)刪除郵件，一些大范圍群發(fā)的周期性的通知等可以確定沒(méi)什么價(jià)值的郵件，就刪了吧。在服務(wù)器端保存郵件副本，便于以后查詢。
4. 在第三方郵箱網(wǎng)頁(yè)端設(shè)置郵件收??；方便保存、查閱；推薦QQ郵箱，不愧是騰訊內(nèi)部的7星級(jí)產(chǎn)品。
5. 學(xué)會(huì)使用郵件標(biāo)記，例如后續(xù)需要處理的郵件，及時(shí)標(biāo)注。
以上是個(gè)人的一些郵件使用心得，歡迎大家評(píng)論補(bǔ)充，交流中共同進(jìn)步。
本文為作者獨(dú)立觀點(diǎn)，不代表鳥(niǎo)哥筆記立場(chǎng)，未經(jīng)允許不得轉(zhuǎn)載。
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我們致力于提供一個(gè)高質(zhì)量?jī)?nèi)容的交流平臺(tái)。為落實(shí)國(guó)家互聯(lián)網(wǎng)信息辦公室“依法管網(wǎng)、依法辦網(wǎng)、依法上網(wǎng)”的要求，為完善跟帖評(píng)論自律管理，為了保護(hù)用戶創(chuàng)造的內(nèi)容、維護(hù)開(kāi)放、真實(shí)、專業(yè)的平臺(tái)氛圍，我們團(tuán)隊(duì)將依據(jù)本公約中的條款對(duì)注冊(cè)用戶和發(fā)布在本平臺(tái)的內(nèi)容進(jìn)行管理。平臺(tái)鼓勵(lì)用戶創(chuàng)作、發(fā)布優(yōu)質(zhì)內(nèi)容，同時(shí)也將采取必要措施管理違法、侵權(quán)或有其他不良影響的網(wǎng)絡(luò)信息。
一、根據(jù)《網(wǎng)絡(luò)信息內(nèi)容生態(tài)治理規(guī)定》《中華人民共和國(guó)未成年人保護(hù)法》等法律法規(guī)，對(duì)以下違法、不良信息或存在危害的行為進(jìn)行處理。
1. 違反法律法規(guī)的信息，主要表現(xiàn)為：
1)反對(duì)憲法所確定的基本原則；
2)危害國(guó)家安全，泄露國(guó)家秘密，顛覆國(guó)家政權(quán)，破壞國(guó)家統(tǒng)一，損害國(guó)家榮譽(yù)和利益；
3)侮辱、濫用英烈形象，歪曲、丑化、褻瀆、否定英雄烈士事跡和精神，以侮辱、誹謗或者其他方式侵害英雄烈士的姓名、肖像、名譽(yù)、榮譽(yù)；
4)宣揚(yáng)恐怖主義、極端主義或者煽動(dòng)實(shí)施恐怖活動(dòng)、極端主義活動(dòng)；
5)煽動(dòng)民族仇恨、民族歧視，破壞民族團(tuán)結(jié)；
6)破壞國(guó)家宗教政策，宣揚(yáng)邪教和封建迷信；
7)散布謠言，擾亂社會(huì)秩序，破壞社會(huì)穩(wěn)定；
8)宣揚(yáng)淫穢、色情、賭博、暴力、兇殺、恐怖或者教唆犯罪；
9)煽動(dòng)非法集會(huì)、結(jié)社、游行、示威、聚眾擾亂社會(huì)秩序；
10)侮辱或者誹謗他人，侵害他人名譽(yù)、隱私和其他合法權(quán)益；
11)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)以文字、圖片、音視頻等形式，對(duì)未成年人實(shí)施侮辱、誹謗、威脅或者惡意損害未成年人形象進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)欺凌的；
12)危害未成年人身心健康的；
13)含有法律、行政法規(guī)禁止的其他內(nèi)容；
2. 不友善：不尊重用戶及其所貢獻(xiàn)內(nèi)容的信息或行為。主要表現(xiàn)為：
1)輕蔑：貶低、輕視他人及其勞動(dòng)成果；
2)誹謗：捏造、散布虛假事實(shí)，損害他人名譽(yù)；
3)嘲諷：以比喻、夸張、侮辱性的手法對(duì)他人或其行為進(jìn)行揭露或描述，以此來(lái)激怒他人；
4)挑釁：以不友好的方式激怒他人，意圖使對(duì)方對(duì)自己的言論作出回應(yīng)，蓄意制造事端；
5)羞辱：貶低他人的能力、行為、生理或身份特征，讓對(duì)方難堪；
6)謾罵：以不文明的語(yǔ)言對(duì)他人進(jìn)行負(fù)面評(píng)價(jià)；
7)歧視：煽動(dòng)人群歧視、地域歧視等，針對(duì)他人的民族、種族、宗教、性取向、性別、年齡、地域、生理特征等身份或者歸類的攻擊；
8)威脅：許諾以不良的后果來(lái)迫使他人服從自己的意志；
3. 發(fā)布垃圾廣告信息：以推廣曝光為目的，發(fā)布影響用戶體驗(yàn)、擾亂本網(wǎng)站秩序的內(nèi)容，或進(jìn)行相關(guān)行為。主要表現(xiàn)為：
1)多次發(fā)布包含售賣產(chǎn)品、提供服務(wù)、宣傳推廣內(nèi)容的垃圾廣告。包括但不限于以下幾種形式：
2)單個(gè)帳號(hào)多次發(fā)布包含垃圾廣告的內(nèi)容；
3)多個(gè)廣告帳號(hào)互相配合發(fā)布、傳播包含垃圾廣告的內(nèi)容；
4)多次發(fā)布包含欺騙性外鏈的內(nèi)容，如未注明的淘寶客鏈接、跳轉(zhuǎn)網(wǎng)站等，誘騙用戶點(diǎn)擊鏈接
5)發(fā)布大量包含推廣鏈接、產(chǎn)品、品牌等內(nèi)容獲取搜索引擎中的不正當(dāng)曝光；
6)購(gòu)買或出售帳號(hào)之間虛假地互動(dòng)，發(fā)布干擾網(wǎng)站秩序的推廣內(nèi)容及相關(guān)交易。
7)發(fā)布包含欺騙性的惡意營(yíng)銷內(nèi)容，如通過(guò)偽造經(jīng)歷、冒充他人等方式進(jìn)行惡意營(yíng)銷；
8)使用特殊符號(hào)、圖片等方式規(guī)避垃圾廣告內(nèi)容審核的廣告內(nèi)容。
4. 色情低俗信息，主要表現(xiàn)為：
1)包含自己或他人性經(jīng)驗(yàn)的細(xì)節(jié)描述或露骨的感受描述；
2)涉及色情段子、兩性笑話的低俗內(nèi)容；
3)配圖、頭圖中包含庸俗或挑逗性圖片的內(nèi)容；
4)帶有性暗示、性挑逗等易使人產(chǎn)生性聯(lián)想；
5)展現(xiàn)血腥、驚悚、殘忍等致人身心不適；
6)炒作緋聞、丑聞、劣跡等；
7)宣揚(yáng)低俗、庸俗、媚俗內(nèi)容。
5. 不實(shí)信息，主要表現(xiàn)為：
1)可能存在事實(shí)性錯(cuò)誤或者造謠等內(nèi)容；
2)存在事實(shí)夸大、偽造虛假經(jīng)歷等誤導(dǎo)他人的內(nèi)容；
3)偽造身份、冒充他人，通過(guò)頭像、用戶名等個(gè)人信息暗示自己具有特定身份，或與特定機(jī)構(gòu)或個(gè)人存在關(guān)聯(lián)。
6. 傳播封建迷信，主要表現(xiàn)為：
1)找人算命、測(cè)字、占卜、解夢(mèng)、化解厄運(yùn)、使用迷信方式治?。?br /> 2)求推薦算命看相大師；
3)針對(duì)具體風(fēng)水等問(wèn)題進(jìn)行求助或咨詢；
4)問(wèn)自己或他人的八字、六爻、星盤(pán)、手相、面相、五行缺失，包括通過(guò)占卜方法問(wèn)婚姻、前程、運(yùn)勢(shì)，東西寵物丟了能不能找回、取名改名等；
7. 文章標(biāo)題黨，主要表現(xiàn)為：
1)以各種夸張、獵奇、不合常理的表現(xiàn)手法等行為來(lái)誘導(dǎo)用戶；
2)內(nèi)容與標(biāo)題之間存在嚴(yán)重不實(shí)或者原意扭曲；
3)使用夸張標(biāo)題，內(nèi)容與標(biāo)題嚴(yán)重不符的。
8.「飯圈」亂象行為，主要表現(xiàn)為：
1)誘導(dǎo)未成年人應(yīng)援集資、高額消費(fèi)、投票打榜
2)粉絲互撕謾罵、拉踩引戰(zhàn)、造謠攻擊、人肉搜索、侵犯隱私
3)鼓動(dòng)「飯圈」粉絲攀比炫富、奢靡享樂(lè)等行為
4)以號(hào)召粉絲、雇用網(wǎng)絡(luò)水軍、「養(yǎng)號(hào)」形式刷量控評(píng)等行為
5)通過(guò)「蹭熱點(diǎn)」、制造話題等形式干擾輿論，影響傳播秩序
9. 其他危害行為或內(nèi)容，主要表現(xiàn)為：
1)可能引發(fā)未成年人模仿不安全行為和違反社會(huì)公德行為、誘導(dǎo)未成年人不良嗜好影響未成年人身心健康的；
2)不當(dāng)評(píng)述自然災(zāi)害、重大事故等災(zāi)難的；
3)美化、粉飾侵略戰(zhàn)爭(zhēng)行為的；
4)法律、行政法規(guī)禁止，或可能對(duì)網(wǎng)絡(luò)生態(tài)造成不良影響的其他內(nèi)容。
二、違規(guī)處罰
本網(wǎng)站通過(guò)主動(dòng)發(fā)現(xiàn)和接受用戶舉報(bào)兩種方式收集違規(guī)行為信息。所有有意的降低內(nèi)容質(zhì)量、傷害平臺(tái)氛圍及欺凌未成年人或危害未成年人身心健康的行為都是不能容忍的。
當(dāng)一個(gè)用戶發(fā)布違規(guī)內(nèi)容時(shí)，本網(wǎng)站將依據(jù)相關(guān)用戶違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重程度，對(duì)帳號(hào)進(jìn)行禁言 1 天、7 天、15 天直至永久禁言或封停賬號(hào)的處罰。當(dāng)涉及欺凌未成年人、危害未成年人身心健康、通過(guò)作弊手段注冊(cè)、使用帳號(hào)，或者濫用多個(gè)帳號(hào)發(fā)布違規(guī)內(nèi)容時(shí)，本網(wǎng)站將加重處罰。
三、申訴
隨著平臺(tái)管理經(jīng)驗(yàn)的不斷豐富，本網(wǎng)站出于維護(hù)本網(wǎng)站氛圍和秩序的目的，將不斷完善本公約。
如果本網(wǎng)站用戶對(duì)本網(wǎng)站基于本公約規(guī)定做出的處理有異議，可以通過(guò)「建議反饋」功能向本網(wǎng)站進(jìn)行反饋。
(規(guī)則的最終解釋權(quán)歸屬本網(wǎng)站所有)