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組織公司搬家無疑是工作生涯里的大事。

小到物品打包，大到搬家流程的制定，都需要打起萬分精神應(yīng)對(duì)。雖然這項(xiàng)工作不簡單，但只要做得好，就能為職業(yè)履歷中添上出彩的一筆。

01前期準(zhǔn)備

搬家事務(wù)跟策劃活動(dòng)一樣，都需要做好充分的前期準(zhǔn)備工作。一方面需要盤點(diǎn)打包舊辦公室的資產(chǎn)；另一方面，是新辦公場地的安排

一、制定搬遷流程

在搬家前做一個(gè)大致的項(xiàng)目流程表格，有助于統(tǒng)籌整體，把握節(jié)奏?？梢愿鶕?jù)搬家流程中的不同環(huán)節(jié)制定時(shí)間節(jié)點(diǎn)，重要事項(xiàng)重點(diǎn)標(biāo)注。

①、如果公司體量較大，可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要把各部門劃分為兩批進(jìn)行搬遷。征詢業(yè)務(wù)部門的意見，既可以敲定符合整體利益的搬家節(jié)奏，也能避免一刀切服務(wù)和影響部門重要業(yè)務(wù)進(jìn)展

②、如果沒有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，可以采用倒推法，劃分好節(jié)點(diǎn)環(huán)節(jié)后預(yù)估每個(gè)環(huán)節(jié)所需時(shí)間，從最后環(huán)節(jié)開始往前倒推。

二、盤點(diǎn)資產(chǎn)

搬遷前需要做好辦公區(qū)內(nèi)的資產(chǎn)盤點(diǎn)，不僅是為后續(xù)打包做準(zhǔn)備，也是據(jù)此預(yù)估搬遷成本。

主要有以下幾個(gè)方面:

①、辦公家具：主要指桌、椅、柜、沙發(fā)、茶幾等。可以分區(qū)域進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括部門工位、公共辦公區(qū)如會(huì)議室以及其他區(qū)域。

②、辦公電器：包括辦公區(qū)域的電腦、凈化器、空調(diào)、打印機(jī)以及通信設(shè)備，茶水間的微波爐、熱水器等。

③、貴重物品：包括酒水、現(xiàn)金、保險(xiǎn)柜等。

三、選擇搬家服務(wù)商

大辦公室、遠(yuǎn)距離的搬家，需要找專業(yè)的外包服務(wù)商來協(xié)助，更能省心省力省時(shí)間。

行政除了要收集相關(guān)信息，確定辦公區(qū)資源的實(shí)際情況外，還得聯(lián)系搬家公司制定搬家計(jì)劃及車輛安排，和需求部門協(xié)調(diào)確定具體的搬家日期。

公司本身有外包服務(wù)商當(dāng)然最好；如果沒有的話，可以根據(jù)搬家物品的數(shù)量，招標(biāo)或比價(jià)選擇合適的供應(yīng)商。比價(jià)的方式可以按立方或按車容量，也可以統(tǒng)一報(bào)價(jià)，視情況而定。

四、新辦公室準(zhǔn)備

新辦公室的準(zhǔn)備包括進(jìn)出搬運(yùn)路線規(guī)劃、制定新辦公區(qū)的工位表以及場地設(shè)備調(diào)試。

①、在新辦公室搬運(yùn)路線規(guī)劃上，行政人需要做的是規(guī)劃一條搬運(yùn)距離最短的路線，并提前踩點(diǎn)，在搬運(yùn)路線中貼上路標(biāo)指引。

②、制定新辦公區(qū)的工位表時(shí)，首先應(yīng)根據(jù)部門整理人員名單、分配新場地工位、備注樓層；其次，結(jié)合新工位平面圖與清單，制定座位表；最后，制作工位標(biāo)簽并貼到新址。

③、搬遷前期，IT需要測試新場地各項(xiàng)設(shè)備及話機(jī)是否能正常使用，才能保證搬遷結(jié)束后最快程度上安裝電腦、電話、打復(fù)印機(jī)驅(qū)動(dòng)，保證辦公室的日常運(yùn)作，不打擾員工們正常上班。

另外，搬遷前期除了新場地的準(zhǔn)備，還涉及到企業(yè)法務(wù)信息變更。同市跨區(qū)選址和跨省跨市需要進(jìn)行的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)、行政許可等的變更，行政伙伴們還需要考慮到變更流程、時(shí)間及具體合規(guī)規(guī)定細(xì)節(jié)。

五、搬遷通知

搬遷計(jì)劃確定了以后，就要告知員工了?？梢栽诎徇w前兩周給員工發(fā)送郵件、公眾號(hào)文章等，附上搬家指南及新辦公區(qū)的服務(wù)指南，讓員工對(duì)搬家流程及陌生的辦公區(qū)域有一個(gè)了解。

①、搬家指南可以包含但不限于這幾個(gè)方面：搬家前準(zhǔn)備工作、領(lǐng)取包裝箱和標(biāo)簽的方法及地點(diǎn)、標(biāo)簽的填寫及粘貼方法、塑料及紙質(zhì)包裝箱的使用方法、裝箱TIPS及相關(guān)提示、搬家公司負(fù)責(zé)打包的項(xiàng)目說明、員工需自行打包、搬運(yùn)機(jī)攜帶的項(xiàng)目說明、其它提示及搬家工作小組聯(lián)系方式。

把搬家的流程都寫清楚了，才能保障后續(xù)工作有條不紊！

②、新辦公區(qū)服務(wù)指南里，可以介紹：新辦公區(qū)域的位置、辦公樓出入口、輔助設(shè)施（衛(wèi)生間、睡眠室、便利店、停車場、自行車停放等）、周邊交通（公交、地鐵、自駕車）及配套服務(wù)設(shè)施，讓員工迅速熟悉新的辦公區(qū)域。

02項(xiàng)目啟動(dòng)

搬遷當(dāng)天是最關(guān)鍵的一環(huán)。要關(guān)注到每個(gè)細(xì)節(jié)，面面俱到，才能保證搬遷工作的順利完成。

一、搬家當(dāng)天流程安排

制定詳盡的流程安排表能夠保障搬遷工作順利進(jìn)行。包括搬遷當(dāng)天的時(shí)間安排、人員安排等。

其中，重點(diǎn)是人員安排，舊址新址都需要留有監(jiān)督人員。

舊址要安排行政負(fù)責(zé)人掌控全場。舊址的行政負(fù)責(zé)人，要負(fù)責(zé)與搬家公司確認(rèn)進(jìn)場時(shí)間和注意事項(xiàng)，現(xiàn)場協(xié)調(diào)，將辦公區(qū)域的貴重家具和易碎品用泡沫紙打包，防止豁破。公共物資由搬家公司搬運(yùn)，但如果是業(yè)務(wù)線機(jī)密性的資料，可以由業(yè)務(wù)線自己打包運(yùn)送。

按區(qū)域按樓層安排1-2名人員進(jìn)行打包巡視的工作?？磫T工們打包的程度及速度是怎樣的，打包箱及標(biāo)簽是否正確放置和填寫了。有問題需要馬上更改，才能保證后續(xù)工作的順利進(jìn)行。

不需要打包的物品也要進(jìn)行確認(rèn)。可以搬動(dòng)工位，檢查工位所在區(qū)域的桌面、地面及辦公柜內(nèi)，有沒有遺落的物品。

新址也要安排行政負(fù)責(zé)人來負(fù)責(zé)交接。新址的行政負(fù)責(zé)人要負(fù)責(zé)巡視新辦公區(qū)域，并且保持和舊址搬家行政負(fù)責(zé)人的聯(lián)系，對(duì)接搬家公司到達(dá)新址后的事宜，讓每個(gè)搬過來的物品都放在指定位置。易碎品要檢查，有問題的話及時(shí)聯(lián)系搬家公司或搬運(yùn)人員。

二、物品打包及到貨核對(duì)

規(guī)范的物品打包能讓搬遷過程更加順利，也方便到貨后的分類擺放以及收貨核對(duì)。

①、進(jìn)行物品打包培訓(xùn)

除了在搬遷指南里明確打包相關(guān)要求，最好在正式開始前做一個(gè)打包要求培訓(xùn)。具體打包細(xì)則，需要根據(jù)不同搬家公司的打包方式來定。但一般來說，在打包中都需要注意以下幾點(diǎn)：

a.搬遷前員工需要將與工作無關(guān)的私人物品、綠植等帶回家；

b.員工個(gè)人貴重物品、重要證件自己攜帶，不要放置在打包箱里；

c.標(biāo)簽貼在箱子側(cè)面，統(tǒng)一朝外擺放方便清點(diǎn)核對(duì)；

d.物品打包之后根據(jù)種類貼上不同顏色標(biāo)簽，劃分區(qū)域統(tǒng)一放置，以便搬運(yùn)整理；

e.公共文件可放在單獨(dú)區(qū)域清點(diǎn)，部門重要文件可安排專人運(yùn)送。

②、物品核對(duì)

為了防止物品遺失，物品核對(duì)工作不能少。需要讓搬家公司提供物品出入核對(duì)表，并在舊址及新址各安排一名工作人員與搬家公司一起對(duì)出入搬運(yùn)箱進(jìn)行計(jì)數(shù)確認(rèn)，搬家完畢后進(jìn)行核對(duì)并留存記錄。

三、環(huán)境及遺留物品處理

一次好的搬家服務(wù)一定要滿足一個(gè)條件：讓員工以最快的速度融入新的辦公環(huán)境里，正常上班。因此，收尾工作很重要。

①、新場地垃圾處理

搬家的過程中，一定會(huì)出現(xiàn)很多垃圾。物品到位、電腦拆箱后，行政要根據(jù)搬運(yùn)和拆箱區(qū)域，全程監(jiān)管搬家公司，將所有搬家遺留垃圾回收處理，迅速恢復(fù)辦公環(huán)境的整潔。

②、舊場地遺留物品檢查

搬家結(jié)束后，要對(duì)舊址進(jìn)行遺留物品清理工作。需要安排人員對(duì)搬家涉及到所有區(qū)域進(jìn)行兩次全面的檢查，收好員工們遺留的物品，后續(xù)及時(shí)通知領(lǐng)取。

③、搬遷后續(xù)問題處理及結(jié)算

a. 遺留物品回收到新場地后，需要通知員工及時(shí)領(lǐng)取。通常來說，貴重物品可長期保管，低值物品保管一個(gè)月后仍無人領(lǐng)取，就可集中處理。

b. 負(fù)責(zé)人要集中處理搬遷的后續(xù)問題。比如查找新址沒有送到位的物品、解決新辦公區(qū)域設(shè)備設(shè)施故障等問題，讓新辦公室正常運(yùn)行。

c. 在尾款結(jié)算前，需要先檢查搬家過程中有無物品損壞的情況。如果有，應(yīng)先讓服務(wù)商賠償解決，然后再發(fā)起付款申請(qǐng)。

03收尾工作

在企業(yè)搬遷中，安排好新址物品擺放并不是結(jié)束。付過尾款，一般還需要策劃喬遷活動(dòng)讓員工盡快融入新環(huán)境。并對(duì)整個(gè)流程發(fā)起調(diào)研，征求員工意見以復(fù)盤改進(jìn)。

一、舉辦活動(dòng)，融入新環(huán)境

通過各種活動(dòng)引導(dǎo)員工融入新環(huán)境，不僅能夠提升員工的搬家體驗(yàn)，還是提高凝聚力，展望公司發(fā)展的好時(shí)機(jī)。

①、行政可將新辦公場所地圖和周邊吃喝玩樂好評(píng)榜，統(tǒng)一整理成趣味地圖，或以照片、視頻的方式展示發(fā)放給員工。

②、舉辦喬遷活動(dòng)，用搬家慶典讓員工全方位體驗(yàn)新辦公區(qū)。比如小米科技園建成后，就在園區(qū)里舉行了星夜游園會(huì)；滴滴在文思海輝大樓舉辦了入住新家的美食派對(duì)；Hulu北京研發(fā)中心搬到浦項(xiàng)大廈后，發(fā)起了望京尋寶活動(dòng)，讓員工探索周邊區(qū)域。

二、調(diào)研員工意見，總結(jié)復(fù)盤

所有事項(xiàng)完畢，還應(yīng)進(jìn)行滿意度調(diào)查，了解搬家行動(dòng)中還有哪些方面需要改進(jìn)。

滿意度調(diào)查可以采用問卷調(diào)查的形式，了解以下問題：

行政部與部門及員工搬家之前的溝通、本次搬遷工作中的組織與實(shí)際搬遷工作評(píng)價(jià)、搬遷過程中是否影響到個(gè)人正常工作進(jìn)程、搬遷過程中個(gè)人物品或電腦是否有丟失或損壞、對(duì)新辦公區(qū)整體印象、新辦公區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施評(píng)價(jià)、新辦公區(qū)IT設(shè)備運(yùn)行情況、新辦公區(qū)空氣質(zhì)量等。

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