前些日子發(fā)了一篇《高效管理時(shí)間的秘訣，就在于這三個(gè)清單》，獲得大家的一致好評(píng)。不少朋友在后臺(tái)留言，表示試用了這套方法幾天，感覺(jué)效率明顯有所提升。
這其中，也有朋友私信問(wèn)我：AFD方法，主要是將任務(wù)按照時(shí)間和精力曲線(xiàn)做好分配。那如果任務(wù)本身很多、很繁重，有什么好的方法， 能夠更好地管理好它們呢？
簡(jiǎn)而言之，按照AFD法劃分之后，「Action」里面會(huì)有大量的活動(dòng)，如何把它們進(jìn)行二次管理呢？
這就是今天的主題：
通過(guò)建立你的專(zhuān)屬GTD系統(tǒng)，來(lái)管理好繁瑣的任務(wù)。
在我的時(shí)間管理體系中，如果說(shuō)AFD系統(tǒng)，是從宏觀的局面，去管理「要做的任務(wù)」「要考慮的問(wèn)題」「細(xì)小的瑣事」，那么，GTD系統(tǒng)，就是依照一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的流程，對(duì)任務(wù)進(jìn)行分發(fā)和管理。
下面詳述。
什么是GTD？
GTD系統(tǒng)，是 David Allen 在2001年出版的書(shū)籍《Getting Things Done》中，提出的一套時(shí)間管理系統(tǒng)，也是如今諸多時(shí)間管理體系和方法論的奠基之作。
正統(tǒng)的GTD系統(tǒng)，極其復(fù)雜，并且對(duì)使用者有相當(dāng)高的要求，需要花費(fèi)不少力氣才能入門(mén)和掌握。所以，這篇文章中，我會(huì)結(jié)合自己的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和個(gè)人理解，呈現(xiàn)一套簡(jiǎn)化版的體系。
它適用于什么樣的人呢？
- 每天的待辦事項(xiàng)超過(guò)10項(xiàng)的忙人；
- 帶著多個(gè)項(xiàng)目，有多條線(xiàn)需要同步跟進(jìn)的管理者；
- 工作繁雜、瑣碎、高節(jié)奏、高密度的專(zhuān)業(yè)服務(wù)者；
- 需要時(shí)刻與大量聯(lián)系人對(duì)接，處理大量信息的商務(wù)人士。
需要注意的是，工具本身，永遠(yuǎn)是為了使我們獲得更高效率的手段。如果你的事情并沒(méi)有特別多，那用最簡(jiǎn)單的Todo List和AFD法就足夠了，并不需要用到GTD。不要為了使用工具，而去使用工具。
最關(guān)鍵的，是看自己有沒(méi)有這個(gè)需求。
如果你覺(jué)得每天都活在奔波忙碌之中，經(jīng)常埋頭苦干一天、待辦事項(xiàng)卻不見(jiàn)減少，那么，可以試試這套方法。它不能減少你實(shí)質(zhì)性的工作量，但可以幫助你專(zhuān)注在任務(wù)上，節(jié)省大量的思考和不必要的時(shí)間浪費(fèi)。
GTD需要什么工具？
應(yīng)用GTD，需要專(zhuān)門(mén)的GTD工具。Windows可以使用 MyLifeOrganized（下文簡(jiǎn)稱(chēng)MLO）；蘋(píng)果很簡(jiǎn)單，用 OmniFocus 就可以了，這是Mac和iOS平臺(tái)上最好的GTD工具。
滴答清單和 Todoist 也提供了部分GTD功能，不過(guò)比起前兩者，弱一些（當(dāng)然價(jià)格也便宜一些）。
下文會(huì)用 MLO 作為例子來(lái)講。OmniFocus的功能是完全一致的。鑒于我沒(méi)有Mac，就不發(fā)OmniFocus的截圖了。
有人也許會(huì)問(wèn)：為什么要用專(zhuān)門(mén)的GTD工具？我用Todo List工具，甚至用紙筆，能不能實(shí)現(xiàn)GTD？
這里涉及到一個(gè)問(wèn)題：GTD工具，跟其他Todo List工具相比，有什么本質(zhì)上的不同？
其實(shí)就在于「智能篩選」。
簡(jiǎn)而言之，GTD的本質(zhì)，跟AFD一樣，也是一系列的清單和視圖。但是，所有的GTD工具都會(huì)提供一種功能，叫做「智能篩選」。你可以輸入各種條件，讓軟件顯示你想看到的任務(wù)。
比如，我可以設(shè)置這樣的條件：「篩選7天內(nèi)到期的任務(wù)」，讓我迅速了解接下來(lái)7天的安排。
也可以設(shè)置「篩選今天到期、重要性較高的任務(wù)」，讓我可以專(zhuān)注把它們做完，不受干擾。
以及「篩選分配給別人，需要跟進(jìn)的任務(wù)」，讓我可以直觀看到，誰(shuí)的任務(wù)還沒(méi)提交，我需要去找誰(shuí)詢(xún)問(wèn)階段進(jìn)展。
諸如此類(lèi)。
這是其他Todo List難以實(shí)現(xiàn)的，尤其是紙筆，可能會(huì)困難很多。
如何使用GTD？
1. 準(zhǔn)備階段
在GTD工具中，建立這幾個(gè)清單：Todo，Next Action，Someday，Waiting。
它們跟AFD是彼此相容的關(guān)系。你可以把「Action」分解成這四個(gè)清單，也可以把「Focused」和「Dessert」放進(jìn)GTD中，看你想以哪個(gè)作為主導(dǎo)。
2. 收集階段
現(xiàn)在，深呼吸，暫且停下所有的事情，打開(kāi)Inbox，把你所有需要完成的任務(wù)，包括工作、生活、閱讀、個(gè)人提升，等等，全部記下來(lái)。
一項(xiàng)項(xiàng)羅列出來(lái)即可，注意，需要按照AFD的原則，分解到最小的執(zhí)行步驟，一般是「動(dòng)詞+賓語(yǔ)」，可以立即執(zhí)行那種。
3. 組織
針對(duì)第一步列出來(lái)的任務(wù)，逐一去問(wèn)這幾個(gè)問(wèn)題：
1）它能在2分鐘內(nèi)完成嗎？
如果可以，先著手把它做完。
2）它是否可以委派給別人去做？
如果可以，添加上委派給誰(shuí)、截止時(shí)間，然后將其移動(dòng)到Waiting里面。
3）它是否有明確的時(shí)間限制，需要盡快完成？
如果不是，將它放進(jìn)Someday里面。
4）它是否可以立刻開(kāi)始做，還是需要等別的任務(wù)完成才能開(kāi)工？
如果是后者，放進(jìn)Next Action里，記住，添加上截止時(shí)間。
通過(guò)這四步，你就把所有的任務(wù)，都分門(mén)別類(lèi)安排好了。
4. 執(zhí)行
好了，現(xiàn)在打開(kāi) Todo 清單，從最上面開(kāi)始，專(zhuān)心致志，一項(xiàng)項(xiàng)把任務(wù)搞定吧。
5. 整理及回顧
每天定下2-3段時(shí)間——比如中午、晚上，工作的間隙，用來(lái)對(duì)這個(gè)GTD系統(tǒng)進(jìn)行整理。
主要做這些事情：
1） Waiting 里面的事項(xiàng)，完成得怎么樣了？向負(fù)責(zé)的人詢(xún)問(wèn)進(jìn)度。
2） Someday 里面的事項(xiàng)，現(xiàn)在有沒(méi)有時(shí)間去做？有的話(huà)，移動(dòng)到 Todo 里面，做好時(shí)間計(jì)劃。
3） Next Action 里面的事項(xiàng)，是否可以開(kāi)始著手去做？是的話(huà)，移動(dòng)到 Todo 里面，添加截止時(shí)間。
4） 檢查自己設(shè)置的 Todo，以及自己當(dāng)天實(shí)際完成的工作量，做一個(gè)簡(jiǎn)單的回顧：
自己的工作效率怎么樣？是否完美地按計(jì)劃執(zhí)行？有哪些因素導(dǎo)致自己沒(méi)能做好？諸如此類(lèi)。
GTD的核心原則，是「清空大腦，不要分心」。前者，是將大腦中所有需要記憶的任務(wù)書(shū)面化，記錄在GTD工具上，從而解放你的認(rèn)知資源，讓你能夠?qū)Ｗ⒃诠ぷ魃稀＃梢詤⒖肌秳e讓多任務(wù)工作，謀殺你的效率》）
后者，是當(dāng)你在執(zhí)行時(shí)，如果有任何外來(lái)的干擾——比如有人找你，有郵件，有IM消息，不要去理會(huì)，將它們記在Inbox里面，直到你的工作告一段落時(shí)，再去集中處理它們。
這樣，才能真正實(shí)現(xiàn)「高效」和「專(zhuān)注」。
一些 Tips 和注意的點(diǎn)
GTD的有趣之處，在于它可以有很多玩法。你完全可以通過(guò)「自定義智能篩選」，構(gòu)建出自己專(zhuān)屬的GTD系統(tǒng)。
比如，GTD里面，對(duì)于每一個(gè)任務(wù)，有一個(gè)「場(chǎng)景」（Context）功能。你可以設(shè)置「公司」「路上」「家里」三個(gè)場(chǎng)景，并為每一個(gè)任務(wù)分配場(chǎng)景。這樣，當(dāng)你在路上時(shí)，打開(kāi)軟件，篩選場(chǎng)景為「路上」，就可以看到需要在外面做的事情。
比如，你可以增加一個(gè)清單，叫做「Week」，篩選「截止到周日的任務(wù)」，這樣，就能直觀看到一周內(nèi)所有的工作安排。
比如，MLO里面，對(duì)于每一項(xiàng)任務(wù)，都會(huì)有一個(gè)「重要性」和「緊急性」（是不是想起了四象限法？），你可以為它們賦予不同的值，再設(shè)置「按重要/緊急」排序，這樣，就能把目光聚焦在最需要去做的事情上。
諸如此類(lèi)。
最后提一下。MLO 中國(guó)購(gòu)買(mǎi)的價(jià)格是180多塊，OmniFocus 正版是200多塊，都不便宜。你可以下載試用版使用（MLO有40天試用期），看能否滿(mǎn)足自己的需求。
如果覺(jué)得貴，可以用滴答清單、Todoist，都有類(lèi)似的「智能篩選」功能提供（需要購(gòu)買(mǎi)高級(jí)版）。
如果實(shí)在想用MLO，也可以找找免費(fèi)的版本。鑒于版權(quán)問(wèn)題，不鼓勵(lì)大家這樣做，有能力的話(huà)還是支持一下吧。
最后，工具永遠(yuǎn)是手段，能否滿(mǎn)足自己的需求才是最重要的。不要出于新奇、好玩而去使用工具，要關(guān)注它能否切實(shí)地解決你的需求。
我們致力于提供一個(gè)高質(zhì)量?jī)?nèi)容的交流平臺(tái)。為落實(shí)國(guó)家互聯(lián)網(wǎng)信息辦公室“依法管網(wǎng)、依法辦網(wǎng)、依法上網(wǎng)”的要求，為完善跟帖評(píng)論自律管理，為了保護(hù)用戶(hù)創(chuàng)造的內(nèi)容、維護(hù)開(kāi)放、真實(shí)、專(zhuān)業(yè)的平臺(tái)氛圍，我們團(tuán)隊(duì)將依據(jù)本公約中的條款對(duì)注冊(cè)用戶(hù)和發(fā)布在本平臺(tái)的內(nèi)容進(jìn)行管理。平臺(tái)鼓勵(lì)用戶(hù)創(chuàng)作、發(fā)布優(yōu)質(zhì)內(nèi)容，同時(shí)也將采取必要措施管理違法、侵權(quán)或有其他不良影響的網(wǎng)絡(luò)信息。
一、根據(jù)《網(wǎng)絡(luò)信息內(nèi)容生態(tài)治理規(guī)定》《中華人民共和國(guó)未成年人保護(hù)法》等法律法規(guī)，對(duì)以下違法、不良信息或存在危害的行為進(jìn)行處理。
1. 違反法律法規(guī)的信息，主要表現(xiàn)為：
1)反對(duì)憲法所確定的基本原則；
2)危害國(guó)家安全，泄露國(guó)家秘密，顛覆國(guó)家政權(quán)，破壞國(guó)家統(tǒng)一，損害國(guó)家榮譽(yù)和利益；
3)侮辱、濫用英烈形象，歪曲、丑化、褻瀆、否定英雄烈士事跡和精神，以侮辱、誹謗或者其他方式侵害英雄烈士的姓名、肖像、名譽(yù)、榮譽(yù)；
4)宣揚(yáng)恐怖主義、極端主義或者煽動(dòng)實(shí)施恐怖活動(dòng)、極端主義活動(dòng)；
5)煽動(dòng)民族仇恨、民族歧視，破壞民族團(tuán)結(jié)；
6)破壞國(guó)家宗教政策，宣揚(yáng)邪教和封建迷信；
7)散布謠言，擾亂社會(huì)秩序，破壞社會(huì)穩(wěn)定；
8)宣揚(yáng)淫穢、色情、賭博、暴力、兇殺、恐怖或者教唆犯罪；
9)煽動(dòng)非法集會(huì)、結(jié)社、游行、示威、聚眾擾亂社會(huì)秩序；
10)侮辱或者誹謗他人，侵害他人名譽(yù)、隱私和其他合法權(quán)益；
11)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)以文字、圖片、音視頻等形式，對(duì)未成年人實(shí)施侮辱、誹謗、威脅或者惡意損害未成年人形象進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)欺凌的；
12)危害未成年人身心健康的；
13)含有法律、行政法規(guī)禁止的其他內(nèi)容；
2. 不友善：不尊重用戶(hù)及其所貢獻(xiàn)內(nèi)容的信息或行為。主要表現(xiàn)為：
1)輕蔑：貶低、輕視他人及其勞動(dòng)成果；
2)誹謗：捏造、散布虛假事實(shí)，損害他人名譽(yù)；
3)嘲諷：以比喻、夸張、侮辱性的手法對(duì)他人或其行為進(jìn)行揭露或描述，以此來(lái)激怒他人；
4)挑釁：以不友好的方式激怒他人，意圖使對(duì)方對(duì)自己的言論作出回應(yīng)，蓄意制造事端；
5)羞辱：貶低他人的能力、行為、生理或身份特征，讓對(duì)方難堪；
6)謾罵：以不文明的語(yǔ)言對(duì)他人進(jìn)行負(fù)面評(píng)價(jià)；
7)歧視：煽動(dòng)人群歧視、地域歧視等，針對(duì)他人的民族、種族、宗教、性取向、性別、年齡、地域、生理特征等身份或者歸類(lèi)的攻擊；
8)威脅：許諾以不良的后果來(lái)迫使他人服從自己的意志；
3. 發(fā)布垃圾廣告信息：以推廣曝光為目的，發(fā)布影響用戶(hù)體驗(yàn)、擾亂本網(wǎng)站秩序的內(nèi)容，或進(jìn)行相關(guān)行為。主要表現(xiàn)為：
1)多次發(fā)布包含售賣(mài)產(chǎn)品、提供服務(wù)、宣傳推廣內(nèi)容的垃圾廣告。包括但不限于以下幾種形式：
2)單個(gè)帳號(hào)多次發(fā)布包含垃圾廣告的內(nèi)容；
3)多個(gè)廣告帳號(hào)互相配合發(fā)布、傳播包含垃圾廣告的內(nèi)容；
4)多次發(fā)布包含欺騙性外鏈的內(nèi)容，如未注明的淘寶客鏈接、跳轉(zhuǎn)網(wǎng)站等，誘騙用戶(hù)點(diǎn)擊鏈接
5)發(fā)布大量包含推廣鏈接、產(chǎn)品、品牌等內(nèi)容獲取搜索引擎中的不正當(dāng)曝光；
6)購(gòu)買(mǎi)或出售帳號(hào)之間虛假地互動(dòng)，發(fā)布干擾網(wǎng)站秩序的推廣內(nèi)容及相關(guān)交易。
7)發(fā)布包含欺騙性的惡意營(yíng)銷(xiāo)內(nèi)容，如通過(guò)偽造經(jīng)歷、冒充他人等方式進(jìn)行惡意營(yíng)銷(xiāo)；
8)使用特殊符號(hào)、圖片等方式規(guī)避垃圾廣告內(nèi)容審核的廣告內(nèi)容。
4. 色情低俗信息，主要表現(xiàn)為：
1)包含自己或他人性經(jīng)驗(yàn)的細(xì)節(jié)描述或露骨的感受描述；
2)涉及色情段子、兩性笑話(huà)的低俗內(nèi)容；
3)配圖、頭圖中包含庸俗或挑逗性圖片的內(nèi)容；
4)帶有性暗示、性挑逗等易使人產(chǎn)生性聯(lián)想；
5)展現(xiàn)血腥、驚悚、殘忍等致人身心不適；
6)炒作緋聞、丑聞、劣跡等；
7)宣揚(yáng)低俗、庸俗、媚俗內(nèi)容。
5. 不實(shí)信息，主要表現(xiàn)為：
1)可能存在事實(shí)性錯(cuò)誤或者造謠等內(nèi)容；
2)存在事實(shí)夸大、偽造虛假經(jīng)歷等誤導(dǎo)他人的內(nèi)容；
3)偽造身份、冒充他人，通過(guò)頭像、用戶(hù)名等個(gè)人信息暗示自己具有特定身份，或與特定機(jī)構(gòu)或個(gè)人存在關(guān)聯(lián)。
6. 傳播封建迷信，主要表現(xiàn)為：
1)找人算命、測(cè)字、占卜、解夢(mèng)、化解厄運(yùn)、使用迷信方式治??；
2)求推薦算命看相大師；
3)針對(duì)具體風(fēng)水等問(wèn)題進(jìn)行求助或咨詢(xún)；
4)問(wèn)自己或他人的八字、六爻、星盤(pán)、手相、面相、五行缺失，包括通過(guò)占卜方法問(wèn)婚姻、前程、運(yùn)勢(shì)，東西寵物丟了能不能找回、取名改名等；
7. 文章標(biāo)題黨，主要表現(xiàn)為：
1)以各種夸張、獵奇、不合常理的表現(xiàn)手法等行為來(lái)誘導(dǎo)用戶(hù)；
2)內(nèi)容與標(biāo)題之間存在嚴(yán)重不實(shí)或者原意扭曲；
3)使用夸張標(biāo)題，內(nèi)容與標(biāo)題嚴(yán)重不符的。
8.「飯圈」亂象行為，主要表現(xiàn)為：
1)誘導(dǎo)未成年人應(yīng)援集資、高額消費(fèi)、投票打榜
2)粉絲互撕謾罵、拉踩引戰(zhàn)、造謠攻擊、人肉搜索、侵犯隱私
3)鼓動(dòng)「飯圈」粉絲攀比炫富、奢靡享樂(lè)等行為
4)以號(hào)召粉絲、雇用網(wǎng)絡(luò)水軍、「養(yǎng)號(hào)」形式刷量控評(píng)等行為
5)通過(guò)「蹭熱點(diǎn)」、制造話(huà)題等形式干擾輿論，影響傳播秩序
9. 其他危害行為或內(nèi)容，主要表現(xiàn)為：
1)可能引發(fā)未成年人模仿不安全行為和違反社會(huì)公德行為、誘導(dǎo)未成年人不良嗜好影響未成年人身心健康的；
2)不當(dāng)評(píng)述自然災(zāi)害、重大事故等災(zāi)難的；
3)美化、粉飾侵略戰(zhàn)爭(zhēng)行為的；
4)法律、行政法規(guī)禁止，或可能對(duì)網(wǎng)絡(luò)生態(tài)造成不良影響的其他內(nèi)容。
二、違規(guī)處罰
本網(wǎng)站通過(guò)主動(dòng)發(fā)現(xiàn)和接受用戶(hù)舉報(bào)兩種方式收集違規(guī)行為信息。所有有意的降低內(nèi)容質(zhì)量、傷害平臺(tái)氛圍及欺凌未成年人或危害未成年人身心健康的行為都是不能容忍的。
當(dāng)一個(gè)用戶(hù)發(fā)布違規(guī)內(nèi)容時(shí)，本網(wǎng)站將依據(jù)相關(guān)用戶(hù)違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重程度，對(duì)帳號(hào)進(jìn)行禁言 1 天、7 天、15 天直至永久禁言或封停賬號(hào)的處罰。當(dāng)涉及欺凌未成年人、危害未成年人身心健康、通過(guò)作弊手段注冊(cè)、使用帳號(hào)，或者濫用多個(gè)帳號(hào)發(fā)布違規(guī)內(nèi)容時(shí)，本網(wǎng)站將加重處罰。
三、申訴
隨著平臺(tái)管理經(jīng)驗(yàn)的不斷豐富，本網(wǎng)站出于維護(hù)本網(wǎng)站氛圍和秩序的目的，將不斷完善本公約。
如果本網(wǎng)站用戶(hù)對(duì)本網(wǎng)站基于本公約規(guī)定做出的處理有異議，可以通過(guò)「建議反饋」功能向本網(wǎng)站進(jìn)行反饋。
(規(guī)則的最終解釋權(quán)歸屬本網(wǎng)站所有)