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盤點(diǎn)好用的項(xiàng)目管理工具及用法實(shí)踐
2022-03-11 12:00:00

下面衛(wèi) Sir 介紹產(chǎn)品開發(fā)管理中的四個(gè)工具,主要描述以下三方面的內(nèi)容:

  • 它們是什么?

  • 它們?nèi)绾喂ぷ鳎?/p>

  • 它們?nèi)绾问鼓愕膱F(tuán)隊(duì)受益?

四個(gè)工具分別是:

  • 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)車輪圖:如何為跨職能團(tuán)隊(duì)配備人員?

  • RACI 圖表:如何確定角色和職責(zé)?

  • 功能相位矩陣:如何避免功能職責(zé)間的差距?

  • 邊界及升級(jí)管理:如何設(shè)置項(xiàng)目邊界條件?

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)車輪圖

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)車輪圖也被稱為跨職能團(tuán)隊(duì)圖或核心小組圖,目的是為跨職能團(tuán)隊(duì)配備人員。

很少有跨職能團(tuán)隊(duì)能夠以足夠的資源啟動(dòng)項(xiàng)目,并按可預(yù)測(cè)的時(shí)間表交付產(chǎn)品。

更多的情況是,當(dāng)項(xiàng)目成員在不同時(shí)間從事不同項(xiàng)目時(shí),關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)是管理資源可用性的潮起潮落。

為了快速了解人員配備缺口,團(tuán)隊(duì)可以使用下圖所示工具來清楚了解團(tuán)隊(duì)人員的配備情況:

四個(gè)項(xiàng)目管理工具,以及最佳實(shí)踐


#1 – 使用項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)車輪圖定義跨職能團(tuán)隊(duì)

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)車輪圖按職能標(biāo)識(shí)了核心項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員,以及擴(kuò)展團(tuán)隊(duì)成員的角色和姓名。

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)車輪圖是一個(gè)簡(jiǎn)單強(qiáng)大的工具,可以快速確定人員配備,并且可以呈現(xiàn)跨項(xiàng)目擴(kuò)展的資源方面的差距。

該工具可針對(duì)不同類型的項(xiàng)目(大型或小型項(xiàng)目)、初創(chuàng)企業(yè)、大型企業(yè)進(jìn)行不同程度的擴(kuò)展。

它提供了一致的模型,可幫助管理團(tuán)隊(duì)人力資源相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)。

對(duì)于大型項(xiàng)目,可以創(chuàng)建多個(gè)團(tuán)隊(duì)車輪圖,每個(gè)輪子都從核心團(tuán)隊(duì)輪子向外輻射。

#2 – 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)車輪圖的好處

  • 確保所有跨職能團(tuán)隊(duì)成員都知道他們的角色,以及其他人的角色定義;

  • 清楚地識(shí)別團(tuán)隊(duì)中的資源缺口;

  • 定義專用于特定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員;

  • 最大限度地減少因成員缺失或其他人力資源問題而造成的意外或項(xiàng)目失敗。

#3 – 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)車輪圖如何幫助項(xiàng)目經(jīng)理

在所有必需的資源都可用之前啟動(dòng)項(xiàng)目的情況并不少見。

項(xiàng)目經(jīng)理可以基于這個(gè)工具,圍繞人員配備做出基于風(fēng)險(xiǎn)的決策,同時(shí)它清楚地傳達(dá)了如何減輕或解決任何人員差距。

對(duì)于擁有大量利益相關(guān)者的企業(yè)來說,它也是一種有效的溝通工具。

該工具可確保所有利益相關(guān)者的利益在項(xiàng)目中得到體現(xiàn),它為整個(gè)跨職能團(tuán)隊(duì)提供了一致的方法來確定資源缺口。

它還具有可擴(kuò)展性,甚至可以圍繞公司之外創(chuàng)建擴(kuò)展的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。

雖然該工具可以衡量跨職能團(tuán)隊(duì)人員配備程度并快速識(shí)別資源缺口,但它不評(píng)估分配資源的質(zhì)量和有效性。

由于優(yōu)先級(jí)沖突,影響跨職能資源有效性的兩個(gè)因素分別是:

  • 技能水平;

  • 資源可用性。

這些問題會(huì)影響團(tuán)隊(duì)的交付能力。

RACI 圖表:闡明角色和職責(zé)

RACI 包含四方面的內(nèi)容:

  • 誰負(fù)責(zé)(R = Responsible),即負(fù)責(zé)執(zhí)行任務(wù)的角色,該角色具體負(fù)責(zé)操控項(xiàng)目、解決問題;

  • 誰批準(zhǔn)(A = Accountable),即對(duì)任務(wù)負(fù)全責(zé)的角色,只有經(jīng)他同意或簽署之后,項(xiàng)目才能得以進(jìn)行;

  • 咨詢誰(C = Consulted),擁有完成項(xiàng)目所需的信息或能力的人員;

  • 通知誰 (I =Informed),即擁有特權(quán)、應(yīng)及時(shí)被通知結(jié)果的人員,卻不必向他咨詢、征求意見。

分清誰在項(xiàng)目中做什么是最基本的要求,明確的任務(wù)、明確的職責(zé)和截止日期,是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)。

RACI 圖表有助于定義哪些角色是負(fù)責(zé)人、咨詢?nèi)撕椭槿恕?/p>

隨著項(xiàng)目開發(fā)復(fù)雜性的增加,創(chuàng)建一個(gè)清晰的圖表,標(biāo)明誰負(fù)責(zé)什么。

這有助于防止任何類型的項(xiàng)目失敗,如,開發(fā)、設(shè)計(jì)、IT、人力資源或變更管理。

四個(gè)項(xiàng)目管理工具,以及最佳實(shí)踐


#1 – 如何創(chuàng)建 RACI 圖表

RACI 圖表是一個(gè)帶有圖形圖標(biāo)的矩陣:

  • 在橫軸上標(biāo)識(shí)關(guān)鍵可交付成果;

  • 在縱軸上標(biāo)識(shí)關(guān)鍵角色(或關(guān)鍵個(gè)人),包括項(xiàng)目經(jīng)理;

  • 淺綠色圓圈:任務(wù)中涉及的單個(gè)執(zhí)行人;

  • 深藍(lán)色圓圈:直接責(zé)任人(DRI),即負(fù)責(zé)交付/決策的人。

每個(gè)可交付成果或任務(wù)應(yīng)該只有一個(gè) DRI,這是一個(gè)動(dòng)態(tài)圖表,需要隨著職責(zé)的變化而更新。

#2 – RACI 圖表的好處

  • 確保每個(gè)可交付成果/決定都只有一個(gè)負(fù)責(zé)人;

  • 提供角色和職責(zé)的直觀表示;

  • 建立對(duì)角色的共同理解并消除內(nèi)部分歧;

  • 有利于跨地域管理;

  • 有利于責(zé)任追蹤。

#3 – RACI 圖表對(duì)抗項(xiàng)目延遲

除了需求不明確外,職責(zé)不明確也是導(dǎo)致項(xiàng)目延誤的主要原因之一。

通過向團(tuán)隊(duì)提供與關(guān)鍵功能相關(guān)的可交付成果的清晰圖表,可以大大減少或消除這個(gè)問題。

此外,圖表是在項(xiàng)目開始時(shí)創(chuàng)建的,因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理事先得到了團(tuán)隊(duì)成員的認(rèn)可,這些成員表明他們已加入并致力于給定的任務(wù)。

在項(xiàng)目期間使用它是因?yàn)椋峁┝艘粋€(gè)定期審查的參考表,以確保任務(wù)配備適當(dāng),并且每個(gè)可交付成果或決策都有明確的 DRI 指示。

修改工具以匹配手頭任務(wù)的范圍,對(duì)于大型項(xiàng)目,最好有兩個(gè)級(jí)別的 RACI 圖:

  • 一個(gè)用于整個(gè)項(xiàng)目;

  • 其他幾個(gè)用于子系統(tǒng)級(jí)別。

例如,在平臺(tái)項(xiàng)目中,可能有四個(gè) RACI 圖表:

  • 三個(gè)二級(jí)圖表來涵蓋項(xiàng)目的 Web、客戶端和設(shè)備部分;

  • 再加上一個(gè)用于整個(gè)項(xiàng)目。

有時(shí),角色需要更加明確和具體任務(wù),在這種情況下,參與任務(wù)的三個(gè)級(jí)別(未參與、參與、負(fù)責(zé))是不夠的。

你可能需要添加其他角色,例如,批準(zhǔn)和咨詢。

功能相位矩陣

公司每天都會(huì)推出新項(xiàng)目,當(dāng)團(tuán)隊(duì)不能清楚地了解每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目的每個(gè)階段所做的貢獻(xiàn)時(shí),項(xiàng)目很快就會(huì)脫軌。

那么,如何快速構(gòu)建和傳達(dá)里程碑目標(biāo)和團(tuán)隊(duì)成員的貢獻(xiàn)以突出差距和重疊?

功能相位矩陣是幫助項(xiàng)目經(jīng)理的強(qiáng)大工具,功能相位矩陣允許跨職能項(xiàng)目團(tuán)隊(duì):

  • 確定項(xiàng)目目標(biāo);

  • 確定角色和職責(zé);

  • 確定主要階段成果。

使用矩陣來確定團(tuán)隊(duì)成員和里程碑可交付成果之間的依賴關(guān)系:

四個(gè)項(xiàng)目管理工具,以及最佳實(shí)踐


功能相位矩陣的好處:

  • 確保你可以在階段/里程碑級(jí)別進(jìn)行跨職能協(xié)調(diào);

  • 確保你將所有關(guān)鍵可交付成果分配給個(gè)人;

  • 它是一個(gè)可擴(kuò)展的工具,你可以應(yīng)用于大型或小型團(tuán)隊(duì)、簡(jiǎn)單或復(fù)雜的項(xiàng)目以及跨地域團(tuán)隊(duì);

  • 幫助你的團(tuán)隊(duì)與產(chǎn)品交付期望保持一致。

功能相位矩陣可以通過在項(xiàng)目生命周期的早期明確角色和職責(zé),來提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的效率,也是開始創(chuàng)建一致開發(fā)過程的最簡(jiǎn)單方法之一。

邊界管理

在項(xiàng)目開始時(shí),由產(chǎn)品負(fù)責(zé)人和管理層的開發(fā)團(tuán)隊(duì)就成功的關(guān)鍵維度達(dá)成一致。

例如,一個(gè)項(xiàng)目具有某些必備功能、目標(biāo)開發(fā)成本、質(zhì)量度量、目標(biāo)成本和項(xiàng)目時(shí)間表。

然后,團(tuán)隊(duì)和管理層就每個(gè)維度達(dá)成明確的量化目標(biāo),這些是邊界條件,是團(tuán)隊(duì)和管理層衡量成功的標(biāo)準(zhǔn)。

這些條件構(gòu)成了一份合同,規(guī)定了團(tuán)隊(duì)將交付什么以及管理層期望什么。

一旦設(shè)置了邊界條件并開始項(xiàng)目,只要團(tuán)隊(duì)繼續(xù)朝目標(biāo)前進(jìn),管理層就需要讓團(tuán)隊(duì)自我管理。

四個(gè)項(xiàng)目管理工具,以及最佳實(shí)踐


如果項(xiàng)目似乎無法在五個(gè)維度中的一個(gè)或多個(gè)方面達(dá)到其邊界條件,也即邊界突破,項(xiàng)目經(jīng)理必須:

  • 立即通知管理層;

  • 提出邊界突破的解決方案。

這些通信觸發(fā)了快速的升級(jí)過程,此過程旨在幫助項(xiàng)目經(jīng)理在預(yù)期邊界突破時(shí)讓團(tuán)隊(duì)快速回到正軌。

在管理層收到團(tuán)隊(duì)可能發(fā)生邊界突破的消息后,管理層可以同意或不同意團(tuán)隊(duì)的提議,并提出如何補(bǔ)救這種情況的建議。

如果管理層同意,那么每一方都會(huì)確認(rèn)一個(gè)新的有風(fēng)險(xiǎn)邊界條件的量化措施,項(xiàng)目就會(huì)按照新的規(guī)范推進(jìn)。

如果管理層不同意團(tuán)隊(duì)的提議,那么接下來是面對(duì)面的會(huì)議,由項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)隊(duì)和管理層協(xié)商新合同,為項(xiàng)目設(shè)定新的邊界條件。

然后,該團(tuán)隊(duì)根據(jù)此新協(xié)議繼續(xù)執(zhí)行該項(xiàng)目。

以一個(gè)可穿戴設(shè)備為例:

該團(tuán)隊(duì)離職了一位資深程序員,這使得產(chǎn)品的最小版本 MVP 開發(fā)延遲。

直接影響了兩個(gè)未開發(fā)的關(guān)鍵 API,盡管延遲并未對(duì)項(xiàng)目的整體時(shí)間安排產(chǎn)生重大影響,但它增加了成本,現(xiàn)在估計(jì)會(huì)超出預(yù)算 20%。

缺陷率高于預(yù)期但在范圍內(nèi),其他邊界條件仍然是可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。

這些預(yù)期的邊界突破引發(fā)了一次越界評(píng)審,重新協(xié)商了略高的預(yù)算和一組修訂后的功能,最終使團(tuán)隊(duì)重回正軌。

如下面的邊界條件圖所示,團(tuán)隊(duì)與項(xiàng)目經(jīng)理一起為五個(gè)變量設(shè)置邊界條件:

  • 開發(fā)成本;

  • 產(chǎn)品成本;

  • 時(shí)間;

  • 特性;

  • 質(zhì)量。

五邊形內(nèi)的彩色形狀顯示每個(gè)邊界條件的當(dāng)前位置和預(yù)期軌跡:

  • 那些朝著圖形中心(綠色)前進(jìn)的,標(biāo)識(shí)已經(jīng)走上正軌;

  • 那些朝向外圍的,正在漂移出界(黃色);

  • 而那些在圖形邊緣(紅色)的,有邊界被打破的危險(xiǎn)。

四個(gè)項(xiàng)目管理工具,以及最佳實(shí)踐


邊界條件方法強(qiáng)調(diào)定量目標(biāo),這些目標(biāo)是計(jì)劃成功的合理預(yù)測(cè)指標(biāo)。

通過管理目標(biāo)消除微觀管理的不確定性,從過程中消除大量的摩擦和主觀性。

應(yīng)用這些工具將幫助建立你的項(xiàng)目管理能力,增加創(chuàng)新,同時(shí)加快產(chǎn)品上市時(shí)間。


丁少恭
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一、根據(jù)《網(wǎng)絡(luò)信息內(nèi)容生態(tài)治理規(guī)定》《中華人民共和國(guó)未成年人保護(hù)法》等法律法規(guī),對(duì)以下違法、不良信息或存在危害的行為進(jìn)行處理。
1. 違反法律法規(guī)的信息,主要表現(xiàn)為:
    1)反對(duì)憲法所確定的基本原則;
    2)危害國(guó)家安全,泄露國(guó)家秘密,顛覆國(guó)家政權(quán),破壞國(guó)家統(tǒng)一,損害國(guó)家榮譽(yù)和利益;
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    5)煽動(dòng)民族仇恨、民族歧視,破壞民族團(tuán)結(jié);
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2. 不友善:不尊重用戶及其所貢獻(xiàn)內(nèi)容的信息或行為。主要表現(xiàn)為:
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    2)誹謗:捏造、散布虛假事實(shí),損害他人名譽(yù);
    3)嘲諷:以比喻、夸張、侮辱性的手法對(duì)他人或其行為進(jìn)行揭露或描述,以此來激怒他人;
    4)挑釁:以不友好的方式激怒他人,意圖使對(duì)方對(duì)自己的言論作出回應(yīng),蓄意制造事端;
    5)羞辱:貶低他人的能力、行為、生理或身份特征,讓對(duì)方難堪;
    6)謾罵:以不文明的語言對(duì)他人進(jìn)行負(fù)面評(píng)價(jià);
    7)歧視:煽動(dòng)人群歧視、地域歧視等,針對(duì)他人的民族、種族、宗教、性取向、性別、年齡、地域、生理特征等身份或者歸類的攻擊;
    8)威脅:許諾以不良的后果來迫使他人服從自己的意志;


3. 發(fā)布垃圾廣告信息:以推廣曝光為目的,發(fā)布影響用戶體驗(yàn)、擾亂本網(wǎng)站秩序的內(nèi)容,或進(jìn)行相關(guān)行為。主要表現(xiàn)為:
    1)多次發(fā)布包含售賣產(chǎn)品、提供服務(wù)、宣傳推廣內(nèi)容的垃圾廣告。包括但不限于以下幾種形式:
    2)單個(gè)帳號(hào)多次發(fā)布包含垃圾廣告的內(nèi)容;
    3)多個(gè)廣告帳號(hào)互相配合發(fā)布、傳播包含垃圾廣告的內(nèi)容;
    4)多次發(fā)布包含欺騙性外鏈的內(nèi)容,如未注明的淘寶客鏈接、跳轉(zhuǎn)網(wǎng)站等,誘騙用戶點(diǎn)擊鏈接
    5)發(fā)布大量包含推廣鏈接、產(chǎn)品、品牌等內(nèi)容獲取搜索引擎中的不正當(dāng)曝光;
    6)購(gòu)買或出售帳號(hào)之間虛假地互動(dòng),發(fā)布干擾網(wǎng)站秩序的推廣內(nèi)容及相關(guān)交易。
    7)發(fā)布包含欺騙性的惡意營(yíng)銷內(nèi)容,如通過偽造經(jīng)歷、冒充他人等方式進(jìn)行惡意營(yíng)銷;
    8)使用特殊符號(hào)、圖片等方式規(guī)避垃圾廣告內(nèi)容審核的廣告內(nèi)容。


4. 色情低俗信息,主要表現(xiàn)為:
    1)包含自己或他人性經(jīng)驗(yàn)的細(xì)節(jié)描述或露骨的感受描述;
    2)涉及色情段子、兩性笑話的低俗內(nèi)容;
    3)配圖、頭圖中包含庸俗或挑逗性圖片的內(nèi)容;
    4)帶有性暗示、性挑逗等易使人產(chǎn)生性聯(lián)想;
    5)展現(xiàn)血腥、驚悚、殘忍等致人身心不適;
    6)炒作緋聞、丑聞、劣跡等;
    7)宣揚(yáng)低俗、庸俗、媚俗內(nèi)容。


5. 不實(shí)信息,主要表現(xiàn)為:
    1)可能存在事實(shí)性錯(cuò)誤或者造謠等內(nèi)容;
    2)存在事實(shí)夸大、偽造虛假經(jīng)歷等誤導(dǎo)他人的內(nèi)容;
    3)偽造身份、冒充他人,通過頭像、用戶名等個(gè)人信息暗示自己具有特定身份,或與特定機(jī)構(gòu)或個(gè)人存在關(guān)聯(lián)。


6. 傳播封建迷信,主要表現(xiàn)為:
    1)找人算命、測(cè)字、占卜、解夢(mèng)、化解厄運(yùn)、使用迷信方式治病;
    2)求推薦算命看相大師;
    3)針對(duì)具體風(fēng)水等問題進(jìn)行求助或咨詢;
    4)問自己或他人的八字、六爻、星盤、手相、面相、五行缺失,包括通過占卜方法問婚姻、前程、運(yùn)勢(shì),東西寵物丟了能不能找回、取名改名等;


7. 文章標(biāo)題黨,主要表現(xiàn)為:
    1)以各種夸張、獵奇、不合常理的表現(xiàn)手法等行為來誘導(dǎo)用戶;
    2)內(nèi)容與標(biāo)題之間存在嚴(yán)重不實(shí)或者原意扭曲;
    3)使用夸張標(biāo)題,內(nèi)容與標(biāo)題嚴(yán)重不符的。


8.「飯圈」亂象行為,主要表現(xiàn)為:
    1)誘導(dǎo)未成年人應(yīng)援集資、高額消費(fèi)、投票打榜
    2)粉絲互撕謾罵、拉踩引戰(zhàn)、造謠攻擊、人肉搜索、侵犯隱私
    3)鼓動(dòng)「飯圈」粉絲攀比炫富、奢靡享樂等行為
    4)以號(hào)召粉絲、雇用網(wǎng)絡(luò)水軍、「養(yǎng)號(hào)」形式刷量控評(píng)等行為
    5)通過「蹭熱點(diǎn)」、制造話題等形式干擾輿論,影響傳播秩序


9. 其他危害行為或內(nèi)容,主要表現(xiàn)為:
    1)可能引發(fā)未成年人模仿不安全行為和違反社會(huì)公德行為、誘導(dǎo)未成年人不良嗜好影響未成年人身心健康的;
    2)不當(dāng)評(píng)述自然災(zāi)害、重大事故等災(zāi)難的;
    3)美化、粉飾侵略戰(zhàn)爭(zhēng)行為的;
    4)法律、行政法規(guī)禁止,或可能對(duì)網(wǎng)絡(luò)生態(tài)造成不良影響的其他內(nèi)容。


二、違規(guī)處罰
本網(wǎng)站通過主動(dòng)發(fā)現(xiàn)和接受用戶舉報(bào)兩種方式收集違規(guī)行為信息。所有有意的降低內(nèi)容質(zhì)量、傷害平臺(tái)氛圍及欺凌未成年人或危害未成年人身心健康的行為都是不能容忍的。
當(dāng)一個(gè)用戶發(fā)布違規(guī)內(nèi)容時(shí),本網(wǎng)站將依據(jù)相關(guān)用戶違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重程度,對(duì)帳號(hào)進(jìn)行禁言 1 天、7 天、15 天直至永久禁言或封停賬號(hào)的處罰。當(dāng)涉及欺凌未成年人、危害未成年人身心健康、通過作弊手段注冊(cè)、使用帳號(hào),或者濫用多個(gè)帳號(hào)發(fā)布違規(guī)內(nèi)容時(shí),本網(wǎng)站將加重處罰。


三、申訴
隨著平臺(tái)管理經(jīng)驗(yàn)的不斷豐富,本網(wǎng)站出于維護(hù)本網(wǎng)站氛圍和秩序的目的,將不斷完善本公約。
如果本網(wǎng)站用戶對(duì)本網(wǎng)站基于本公約規(guī)定做出的處理有異議,可以通過「建議反饋」功能向本網(wǎng)站進(jìn)行反饋。
(規(guī)則的最終解釋權(quán)歸屬本網(wǎng)站所有)

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