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這篇文章分享自己的工作流搭建過(guò)程，解答讀者疑問(wèn)。

提問(wèn)：花生醬好，最近研究任務(wù)管理和時(shí)間管理相關(guān)的知識(shí)，但發(fā)現(xiàn)即使列好清單，待辦量級(jí)仍然很大、很難完成，最后堆了很多待辦在清單里，工作依然混亂，想問(wèn)下是哪里出了問(wèn)題呢？該怎么辦？

這個(gè)朋友的狀態(tài)很像我工作三年左右的狀態(tài)，一方面責(zé)任越來(lái)越重，工作量越來(lái)越多，另一方面項(xiàng)目越來(lái)越復(fù)雜，很多時(shí)候待辦粒度很粗，粗到每個(gè)待辦難以一蹴而就，所以經(jīng)常堆積了很多待辦。長(zhǎng)期下去，經(jīng)常是半年過(guò)去，不知道究竟做到了什么，還得回頭一個(gè)個(gè)盤(pán)算價(jià)值，很被動(dòng)。

我也是不斷精進(jìn)自己的任務(wù)管理，打造了一套自我閉環(huán)的工作流，在近半年慢慢解決了這個(gè)問(wèn)題。

總結(jié)起來(lái)需要做好三點(diǎn)：

1）優(yōu)先級(jí)：待辦準(zhǔn)入要有優(yōu)先級(jí)，學(xué)會(huì)放一放

2）準(zhǔn)確度：待辦分析，能拆則拆，拆到可以直接做

3）節(jié)奏感：安排好整體工作節(jié)奏，學(xué)會(huì)切換狀態(tài)

首先我們要統(tǒng)一兩個(gè)原則：

第一，每個(gè)人的精力是有限的，所以對(duì)于精力cover不住的部分，只能排好優(yōu)先級(jí)往后放。

第二，任務(wù)不代表待辦，任務(wù)可以拆解為N個(gè)待辦，待辦清單里只能是拆解好的任務(wù)，否則只能算作任務(wù)記錄，不能算作待辦清單。

一、優(yōu)先級(jí)

想建立順利流轉(zhuǎn)的待辦清單，第一步要做好優(yōu)先級(jí)準(zhǔn)入。

首先我們接到的往往是一些任務(wù)，要先做好任務(wù)的管理。

這個(gè)時(shí)候的任務(wù)粒度往往比較寬泛，可能是一個(gè)項(xiàng)目，比如：

1）APP首頁(yè)重做

2）搜索的歷史記錄功能設(shè)計(jì)

3）篩選數(shù)據(jù)分析

接到任務(wù)后，不應(yīng)該原封不動(dòng)地把它們加到待辦清單里，而是先評(píng)估一下ROI，做一個(gè)排期。做排期需要將任務(wù)補(bǔ)全兩個(gè)信息：價(jià)值、工作量。有了這兩個(gè)信息，ROI基本上就能算出來(lái)了。補(bǔ)全之后的信息如下：

1）APP首頁(yè)重做

    價(jià)值：只是體驗(yàn)優(yōu)化，6分

    工作量：需要完整規(guī)劃和文檔，8小時(shí)

2）搜索的歷史記錄功能設(shè)計(jì)

    價(jià)值：用戶(hù)常用，8分

    工作量：參考競(jìng)品、寫(xiě)文檔，4小時(shí)

3）篩選數(shù)據(jù)分析

    價(jià)值：核心功能的盤(pán)點(diǎn)，為下迭代做準(zhǔn)備，5分

    工作量：2小時(shí)

之后，用價(jià)值/工作量，基本上能夠算出一個(gè)任務(wù)項(xiàng)目的ROI，再根據(jù)所需要的時(shí)間，按照ROI的優(yōu)先級(jí)，安排自己的項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)。一般我會(huì)安排3天左右的任務(wù)先做拆解，不會(huì)安排太滿(mǎn)，主要原因是因?yàn)椴迦胧马?xiàng)比較多，需要做一個(gè)精力預(yù)留。

根據(jù)以上的優(yōu)先級(jí)安排，假設(shè)近3天我的工作量只能做完優(yōu)先級(jí)最高的2項(xiàng)，那我就先把做不完的任務(wù)項(xiàng)目退出排期，并做一個(gè)定時(shí)提醒，3天后再重新評(píng)估優(yōu)先級(jí)。

二、準(zhǔn)確度

能做完的項(xiàng)目，我會(huì)直接進(jìn)入下一步更詳細(xì)的拆解。

拆解的過(guò)程，可以用寫(xiě)OKR的思想來(lái)做，即想清楚：在哪里、去哪里、怎么去。

拿搜索歷史記錄功能來(lái)說(shuō)：

第一步，要想清楚在哪里，即用戶(hù)沒(méi)有搜索歷史記錄，會(huì)有多大影響？目前的數(shù)據(jù)情況怎么樣？當(dāng)前問(wèn)題的拆解，是解決問(wèn)題的第一步。大部分的解決方案錯(cuò)誤，都是因?yàn)閱?wèn)題定義錯(cuò)了。

搜索歷史記錄可以一方面提升搜索的效率，另一方面可以在當(dāng)不支持收藏夾功能時(shí)，作為一個(gè)間接的臨時(shí)收藏夾功能，這兩個(gè)產(chǎn)品價(jià)值，背后是兩個(gè)截然不同的設(shè)計(jì)思路。

同時(shí)歷史記錄也可能暴露隱私，需要想清楚這個(gè)場(chǎng)景需不需要考慮隱私的問(wèn)題，如果隱私在這個(gè)場(chǎng)景不是問(wèn)題（比如B端場(chǎng)景），那么也暫時(shí)不需要考慮。

第二步，要把目標(biāo)明確，即問(wèn)題解決到什么程度。無(wú)限度地解決問(wèn)題，屬于發(fā)力過(guò)猛，不計(jì)成本，最后即使問(wèn)題解決了，性?xún)r(jià)比也一定不高。所以要定義好，如果是提升搜索體驗(yàn)，那么就支持近10條的保存即可，如果要考慮隱私，就要加入搜索記錄刪除功能，這些去哪里階段都是需要考慮清楚的。

第三步，要想好怎么去，即方案規(guī)劃。如果不考慮隱私，只是提升搜索體驗(yàn)，最簡(jiǎn)單的是做歷史記錄本地緩存，再?gòu)?fù)雜點(diǎn)要考慮跨端同步。如果做歷史記錄本地緩存，需要定義緩存多少，這個(gè)就涉及到用戶(hù)的使用數(shù)據(jù)分析。同時(shí)形成方案的時(shí)候，也需要考慮到UIUE的兼容，如何換行？超長(zhǎng)的如何展示？

所以經(jīng)過(guò)這三步，我們的待辦變成：

1）優(yōu)化搜索功能體驗(yàn)，支持歷史記錄，完成文檔價(jià)值部分

2）分析搜索數(shù)據(jù)，定義緩存方式和條數(shù)，后續(xù)如何迭代

3）給出產(chǎn)品方案，考慮到換行、超長(zhǎng)等情況

這樣就完成了從任務(wù)（項(xiàng)目）到待辦清單的過(guò)程。

三、節(jié)奏感

第三步，要有節(jié)奏地工作。

拿我個(gè)人來(lái)說(shuō)，我的工作節(jié)奏以雙周為單位：

第一周，在周二之前會(huì)形成需求清單，周四之前完成需求文檔和評(píng)審，周五完成需求文檔定稿，這些需求將進(jìn)入下個(gè)雙周的排期。

第二周，我會(huì)進(jìn)行用戶(hù)調(diào)研和現(xiàn)有功能的數(shù)據(jù)分析，同時(shí)談一些合作、做一些新業(yè)務(wù)調(diào)研和競(jìng)品分析，為下一周的需求做準(zhǔn)備。

第三周，除了像第一周一樣的需求梳理外，我還會(huì)跟進(jìn)第一周需求的開(kāi)發(fā)進(jìn)展，做驗(yàn)證和上線(xiàn)準(zhǔn)備。

第四周，同第二周。

所以我的工作節(jié)奏就是：產(chǎn)品設(shè)計(jì)及上線(xiàn)周、需求調(diào)研及分析周。

這兩周的心態(tài)是完全不同的，可以用狙擊手模型來(lái)分析：

一個(gè)狙擊手的日常：準(zhǔn)備作戰(zhàn)和戰(zhàn)場(chǎng)迎敵

需求調(diào)研和分析周，就是準(zhǔn)備作戰(zhàn)的過(guò)程，需要的產(chǎn)品能力是：

1）用戶(hù)研究：知己知彼

2）數(shù)據(jù)分析：洞察戰(zhàn)機(jī)

3）架構(gòu)規(guī)劃：制定戰(zhàn)略

這個(gè)階段我不會(huì)陷入到很細(xì)的產(chǎn)品方案中，會(huì)著重全力做好方向的把控。

產(chǎn)品設(shè)計(jì)及上線(xiàn)周，就是戰(zhàn)場(chǎng)迎敵的過(guò)程，需要的產(chǎn)品能力是：

1）產(chǎn)品設(shè)計(jì)：戰(zhàn)術(shù)落地

2）MVP拆解及文檔編寫(xiě)：百發(fā)百中

3）優(yōu)先級(jí)評(píng)估與項(xiàng)目管理：隨機(jī)應(yīng)變

經(jīng)過(guò)之前的方向確認(rèn)，本周的工作主要是在預(yù)定的戰(zhàn)略方向上盡情發(fā)揮，核心的指標(biāo)就是確保落地完整，這中間需要不斷對(duì)齊進(jìn)度、做產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程中的妥協(xié)和決策，確保有限的子彈都打到最核心的地方，這就是戰(zhàn)場(chǎng)迎敵階段。

梳理好自己的工作節(jié)奏，整個(gè)思維和發(fā)力點(diǎn)都會(huì)更清晰，不會(huì)出現(xiàn)做產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)還在思考之前的方向是不是有問(wèn)題，也不會(huì)在評(píng)估產(chǎn)品方向時(shí)深陷到細(xì)節(jié)里耽誤時(shí)間。

四、總結(jié)

總結(jié)一下，要打造適合自己的工作流，需要做好三件事：

1）整理一個(gè)任務(wù)清單，估算好工作量和價(jià)值

2）根據(jù)任務(wù)ROI逐步拆解成待辦清單，設(shè)好時(shí)限落地

3）分析自己工作的節(jié)奏，根據(jù)目標(biāo)調(diào)整到最有力的狀態(tài)

任務(wù)清單我一般會(huì)用團(tuán)隊(duì)的需求池來(lái)管理，方便對(duì)齊進(jìn)展，保持工作透明度。

待辦清單我會(huì)用滴答清單來(lái)做整理，同時(shí)設(shè)置好日歷提醒。

工作節(jié)奏方面我會(huì)在自己的系統(tǒng)日歷上做好標(biāo)注，按照周期給自己設(shè)好循環(huán)日程。

以上就是我的工作流精益過(guò)程，希望能有所幫助。

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