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聯(lián)系“鳥哥筆記小喬”
《新媒體遠(yuǎn)程辦公操作指南》
2020-02-03 20:43:48

 

今天,你遠(yuǎn)程辦公了嗎?


 
據(jù)我們了解,不少公司今天已經(jīng)開工,流量太大,一度導(dǎo)致釘釘、企業(yè)微信和Zoom崩潰;不少人也表示,在家辦公爽是爽,效率是真的低,房間里的每個物件都是誘惑——是我的床,它不放過我!

那么,新媒體同行們都是如何遠(yuǎn)程辦公的?需要用到哪些軟件?我們采訪了一些同行,并整理了多個溝通、協(xié)同工具,希望對你有用。
 
如果你還沒開工,那……我真的很羨慕你!

 

新媒體公司的遠(yuǎn)程辦公tips:
語音優(yōu)先、結(jié)果導(dǎo)向
 

遠(yuǎn)程辦公的優(yōu)點在于,行為有據(jù)可查,責(zé)任明確,而且時間自由,但缺點也在于,時間太自由。

不少同行提到,因為無法面對面,也沒有辦公的環(huán)境,容易導(dǎo)致效率地下。總體來說,圖文類新媒體還是比視頻類新媒體受到的影響小,直播帶貨行業(yè)更多受物流影響。

以下是一些新媒體同行的經(jīng)驗。
 
1. 能語音絕對不文字
 
「丁香醫(yī)生」和「星球研究所」都有相關(guān)人士表示:能電話絕不微信,換句話說,能語音絕不文字。微信文字溝通,一來一回很容易導(dǎo)致效率低下,甚至信息傳達(dá)錯誤。

震驚文化也表示:一切從簡,怎么高效怎么來。

 
2. 多儲備幾個協(xié)同軟件,必要時直接語音通話
 
面對釘釘和企業(yè)微信均崩潰的時候怎么辦?
 
有的團隊果斷發(fā)起微信語音通話;新榜的成都團隊今天早上用YY語音進行了80人的全員會,“親測好用,穩(wěn)定;支持網(wǎng)頁、PC、App;管理員權(quán)限明確……”。

唯一壞處是,可能會想起打游戲的過往!

3. 視頻Say hi
 
新世相的同行認(rèn)為,人與人之間依然需要面對面,看到彼此的眼神,才能實現(xiàn)更充分的交流,所以“我們有時會采取視頻會議,或者早上花5分鐘開個視頻會議給彼此打個招呼,督促大家起床洗臉洗頭,幫助大家更好的進入工作狀態(tài)”。

聯(lián)豐影視傳媒也表示,盡量視頻會議,而不是語音。參會者可以更集中精力討論問題。


4. 視頻團隊怎么工作?
存貨、提前策劃、KOL自己拍
 
驚魚文化告訴我們,過年前他們已經(jīng)拍攝了部分素材以備不時之需,所以視頻團隊現(xiàn)在可以繼續(xù)剪輯存貨,大致可堅持到2月底。此外,他們的視頻團隊已經(jīng)提前開始進行視頻策劃和腳本撰寫,等到疫情解除后直接開工。
 
「歪果仁研究協(xié)會」表示,因為KOL自身具有拍攝能力,所以目前以他們自己拍攝為主,等疫情過去再重新啟動團隊拍攝模式。

5. 制定線上辦公流程,規(guī)劃時間
 
驚魚文化方面還提到,雖然公司一直以來都以線上業(yè)務(wù)為主,但因為需要進行頭腦風(fēng)暴等團隊工作,管理者較難統(tǒng)一和協(xié)調(diào)各方面的想法。大體上來說,遠(yuǎn)程辦公需要制定明確的線上辦公流程:早晨打卡-每日工作計劃-各部門協(xié)調(diào)會議-正常午休和下午辦公-下班前發(fā)日報。

AbleSlide團隊則表示,最好借助工具(比如Tower、Trello等),將項目目標(biāo)拆解成每天一個個任務(wù),線上任務(wù)責(zé)任到人;規(guī)劃好團隊的時間,以及團隊成員個人規(guī)劃好休息時間和工作時間。


6. 強調(diào)質(zhì)量管理、結(jié)果導(dǎo)向
 
2015年成立團隊至今一直采用遠(yuǎn)程辦公的「英國那些事兒」表示,通常他們的選題會直接通過微信群開。他們的經(jīng)驗在于,雖然不用考勤,但是要強調(diào)考核結(jié)果,比如文章量/達(dá)到發(fā)布要求的文章量,保證工作正常進行。
 
麥客網(wǎng)絡(luò)則認(rèn)為,因為新媒體行業(yè)長期會有遠(yuǎn)程協(xié)作,對遠(yuǎn)程辦公適應(yīng)力協(xié)同力應(yīng)優(yōu)于其他傳統(tǒng)行業(yè)。所以,遠(yuǎn)程辦公可遵循PDCA原則(計劃plan-實施do-檢查check-行動action),保持目標(biāo)任務(wù)拆解,日事日畢,做好溝通復(fù)盤,結(jié)果導(dǎo)向。

7. 搜一搜“節(jié)后再說”
 
第一件事,搜索一下微信聊天記錄里的“節(jié)后再說”——來自驚魚文化的新媒體同行。



開工軟件

 
為了方便大家實操,我們將目前比較常用的遠(yuǎn)程辦公工具分為四類,通訊工具、協(xié)同文檔和共享云盤,針對他們的特色進行了盤點羅列,方便大家打包帶走。
 
通訊、會議工具:釘釘、企業(yè)微信、飛書、Zoom、QQ、YY、Skype、Slack

協(xié)同文檔:石墨文檔、騰訊文檔、金山文檔、幕布、135編輯器

項目管理:Teambition、Trello

共享云盤:騰訊微云、釘盤、百度云、微盤

一、通訊工具


總得來說,這些通訊工具均支持視頻會議/遠(yuǎn)程演示、云盤、日程管理、在線文檔等,釘釘和企業(yè)微信都支持訊直播,方便實時互動、保存錄像。

各工具的區(qū)別在于通話群組大小、流暢度等,各公司可根據(jù)團隊規(guī)模大小和使用場景進行選擇。

釘釘

特點:102人會議(免費版,企業(yè)版支持302人)、遠(yuǎn)程演示、云盤、日程管理、在線文檔
收費情況:免費
軟件類型:桌面版、App
 
  • 會議/遠(yuǎn)程演示
 
釘釘免費版支持102人會議會議,可共享屏幕、禁言參會者,會上也可以錄制屏幕供會后查看。


  • 遠(yuǎn)程協(xié)作

通過釘釘群可以實現(xiàn)任務(wù)分配和項目管理,需要在線編輯時可以采用釘釘文檔。

       


企業(yè)微信

特點:打通騰訊產(chǎn)品、云存儲、萬人群、群直播、300人音視頻會議(疫情期間)
收費情況:免費
軟件類型:桌面版、App
 
企業(yè)微信打通了QQ、微信等騰訊旗下產(chǎn)品,用戶可以一鍵登錄,提供了萬人大群和300人音視頻會議等功能,能通過微盤進行網(wǎng)絡(luò)云存儲。
 
  • 300人會議
 
工作臺界面進行會議預(yù)約和發(fā)起開會,疫情期間免費開放300人的音視頻會議。


  • 日程管理和待辦事項
 
在日程管理頁面可添加個人和團隊日程,并邀請團隊成員加入;待辦事項也可加入?yún)⑴c者,進行統(tǒng)一的任務(wù)管理。


飛書


特點:商業(yè)版辦公套件、遠(yuǎn)程會議、日程管理、云存儲
收費:限免至5月
軟件類型:桌面版、App
 
飛書是字節(jié)跳動公司推出的企業(yè)溝通和協(xié)作平臺,1月28日期開放使用,限免至5月1日。除了聊天和日程管理以外,也提供在線文檔和云存儲功能。如果是團隊使用,可到飛書官網(wǎng)創(chuàng)建團隊,并邀請成員加入。

共享文檔頁面
 
  • 視頻會議和共享屏幕
 
用戶可以在飛書發(fā)起音視頻會議,視頻會議支持25人同時在線。

視頻會議中,任意參會人都可以點擊“共享”按鈕共享自己的桌面或應(yīng)用窗口,在頭腦風(fēng)暴和多人討論的場景中比較實用。同時,主持人可以一鍵全員靜音,指派新主持人等。


  • 線上辦公室
 
2月2日,飛書新推出的線上辦公室默認(rèn)提供語音溝通,每個辦公室支持最多50人同時在線。


Zoom

特點:100名參會者(付費版最高可支持500人)、屏幕分享、音頻轉(zhuǎn)文字
收費情況:免費
軟件類型:桌面版、App
 
Zoom是一款專注視訊會議的軟件,2019年4月剛剛完成上市,據(jù)調(diào)查,這是中小企業(yè)(員工少于500人)更偏好的會議軟件。

最大特點在于高清、流暢、在線協(xié)同、屏幕共享,免費版的群組視頻會議時長為40分鐘。疫情期間,在線視頻會議服務(wù)免費并且不限時長。


QQ

特點:16人群視頻通話、文檔/白板演示、資料傳輸/存儲
收費情況:免費
軟件類型:桌面版、App版
 
相對微信群,QQ上有更多的文件管理功能,所以是很多班級群的首選,簽到、群接龍、投票、作業(yè)等都是比較常用的功能。適合小團隊在視頻會議/遠(yuǎn)程演示和信息收集的場景下使用。
 
  • 16人視頻會議/遠(yuǎn)程演示
 
QQ群里可以發(fā)起16人視頻通話,支持全員靜音或單獨靜音個別成員,如需演示,可以共享屏幕、窗口和白板。
 

其它

YY語音,斗魚等游戲常用語音軟件,比如新榜的團隊。最大的特點是免費且穩(wěn)定,作為非辦公軟件,也可以避免了流量太大導(dǎo)致的崩潰,還能重溫曾經(jīng)的青蔥歲月……
 


二、協(xié)同文檔

針對近期疫情,不同協(xié)同文檔軟件也對遠(yuǎn)程辦公進行了升級,包括協(xié)作人數(shù)上調(diào)、會員功能限免等,用戶可以根據(jù)團隊需要選取。

石墨文檔


特點:協(xié)作人數(shù)無上限、上線新辦公模板
收費情況:個人版免費,疫情期間個人版升級遠(yuǎn)程辦公版、企業(yè)高級版免費
軟件類型:網(wǎng)頁版、桌面版、App、微信小程序
 
  • 在線協(xié)作
 
這是新榜編輯部最常用的功能,作者寫稿,編輯和合作方可以在線查看和提出修改意見??尚陆ㄎ臋n、表格、PPT,疫情期間,思維導(dǎo)圖、表單和白板也面向個人版開放。


其中,白板功能可用于直接分享至群成員,適合在頭腦風(fēng)暴場景下使用。(提示,該功能僅支持網(wǎng)頁版,如果使用觸控筆比如Apple pencil,可以通過Safari等瀏覽器打開)



  • 辦公模板
 
針對不同辦公場景,石墨推出了8款辦公模板,如需進行任務(wù)管理,可以添加項目看板和人物管理模板等,可以將人物分配至個人,標(biāo)注開始和完成時間、自動填寫任務(wù)狀態(tài)。


除此外,辦公模板中還有財務(wù)模板、周計劃總結(jié)模板、OKR模板、待辦清單、會議紀(jì)要和四象限任務(wù)模板。

注:遠(yuǎn)程辦公版可在https://shimo.im/pricing/personal頁面領(lǐng)取。


騰訊文檔

特點:打通騰訊系產(chǎn)品、遠(yuǎn)程展示、智能翻譯、200人文檔協(xié)作
收費情況:疫情期間會員免費使用1個月(需在「騰訊文檔」公眾號回復(fù)“申請會員”使用,次日開通)
軟件類型:網(wǎng)頁版、App、微信及QQ小程序

針對疫情期間的返工人員信息統(tǒng)計,騰訊文檔上線了多個疫情統(tǒng)計模板,將單個收集表填寫人數(shù)提升至7000條。(如需使用高級功能,可在「騰訊文檔」后臺回復(fù)“申請會員”填寫信息,會員權(quán)限將于次日開通,免費時長為1個月。)

 
  • 協(xié)同編輯
 
如果需要多人進行審稿和修改,騰訊文檔的word、ppt和excel都支持200人協(xié)同編輯。在稿件審核、信息統(tǒng)計和項目進度管理場景下比較實用。


  • 遠(yuǎn)程演示
 
如果需要向同事展示PPT,可點擊遠(yuǎn)程展示,使用激光筆(無法進行標(biāo)注)和語音配合講解在線文檔和在線PPT均支持遠(yuǎn)程演示和語音通話)。

         


金山文檔

特點:遠(yuǎn)程開會、在線演示、365人文檔協(xié)作
收費情況:免費
軟件類型:網(wǎng)頁版、桌面版、App、微信小程序
 
金山WPS辦公套件主要有五大功能,包括多人異地開會、待辦事項安排、團隊文件管理、協(xié)同編輯、多人信息管理等。(如需開啟團隊協(xié)作辦公,可在主頁面進行申請)


  • 異地開會/遠(yuǎn)程演示
 
異地開會需要用到文檔、PPT和表格等內(nèi)容展示時,可以點擊新文檔上方的【展示】按鈕進入開會展示頁面,【邀請成員】即可加入。主持人可同步展示頁面,實時標(biāo)注,進行語音講解。


  • 協(xié)作編輯
 
目前金山文檔官方開放365人同時協(xié)作編輯的在線文檔/表格/幻燈片,上線了多個免費常用模板,比如工作計劃表、圖表數(shù)據(jù)、財務(wù)報表、各類PPT模板等。

 

其它

 
大綱筆記軟件幕布今天宣布高級版3個月免費,除了原有的協(xié)作和功能外,支持無限空間、數(shù)量,內(nèi)容高級樣式和思維導(dǎo)圖高級風(fēng)格。

對于圖文團隊來說,因為需要在公眾號進行樣式排版,石墨、騰訊文檔都可能在粘貼時出現(xiàn)格式錯誤,所以有的團隊也會使用135編輯器直接進行協(xié)作。

三、項目管理

雖然使用Excel表等辦公軟件也能實現(xiàn)項目進度管理,但專業(yè)軟件可以更好地幫助團隊管理者進行任務(wù)管理,比如阿里旗下的Teambition,以及Trello等。

Teambition

特點:任務(wù)可視化、流程共享
收費情況:限免至5月
軟件類型:桌面版、App、微信小程序

長線的項目,用統(tǒng)一的項目管理工具對任務(wù)進行分解和可視化,有助于提高管理效率,讓所有參與者對任務(wù)詳情一目了然。

附一個「半佛仙人」對Teambition的介紹,類似Teambition這樣的工具,最大的作用就是能夠把工作細(xì)分成模塊,并把每一個模塊之間的關(guān)系連起來。除此外,進度的可視化能幫助團隊成員和管理者適當(dāng)條恒工作節(jié)奏。

圖片來源:半佛仙人

類似的工具還有Trello,也可以通過任務(wù)看板將任務(wù)模塊化和可視化,將任務(wù)指派到個人,實現(xiàn)高效管理。

圖片來源:Trello官方網(wǎng)站

四、文件共享

新媒體同行不免會遇到共享素材如長圖、視頻的情況,微信有大小限制、QQ也不方便管理,使用云盤軟件可以提高溝通效率。

常見的共享軟件包括百度云、微盤等,如果使用的是釘釘、企業(yè)微信等,可以使用釘盤、微云等。

最后,遠(yuǎn)程辦公最重要的是,營造工作的儀式感,比如,不要在休息區(qū)域辦公。這大概也是新世相采用視頻say hi的原因,洗臉洗頭可以幫你更好地進入工作狀態(tài)


ps. 大家用的都什么遠(yuǎn)程辦公工具呢?歡迎留言討論,分享你的經(jīng)驗。另外歡迎大家關(guān)注新榜的視頻號,沒錯,賬號名稱依然是「新榜」!

新榜
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我們致力于提供一個高質(zhì)量內(nèi)容的交流平臺。為落實國家互聯(lián)網(wǎng)信息辦公室“依法管網(wǎng)、依法辦網(wǎng)、依法上網(wǎng)”的要求,為完善跟帖評論自律管理,為了保護用戶創(chuàng)造的內(nèi)容、維護開放、真實、專業(yè)的平臺氛圍,我們團隊將依據(jù)本公約中的條款對注冊用戶和發(fā)布在本平臺的內(nèi)容進行管理。平臺鼓勵用戶創(chuàng)作、發(fā)布優(yōu)質(zhì)內(nèi)容,同時也將采取必要措施管理違法、侵權(quán)或有其他不良影響的網(wǎng)絡(luò)信息。


一、根據(jù)《網(wǎng)絡(luò)信息內(nèi)容生態(tài)治理規(guī)定》《中華人民共和國未成年人保護法》等法律法規(guī),對以下違法、不良信息或存在危害的行為進行處理。
1. 違反法律法規(guī)的信息,主要表現(xiàn)為:
    1)反對憲法所確定的基本原則;
    2)危害國家安全,泄露國家秘密,顛覆國家政權(quán),破壞國家統(tǒng)一,損害國家榮譽和利益;
    3)侮辱、濫用英烈形象,歪曲、丑化、褻瀆、否定英雄烈士事跡和精神,以侮辱、誹謗或者其他方式侵害英雄烈士的姓名、肖像、名譽、榮譽;
    4)宣揚恐怖主義、極端主義或者煽動實施恐怖活動、極端主義活動;
    5)煽動民族仇恨、民族歧視,破壞民族團結(jié);
    6)破壞國家宗教政策,宣揚邪教和封建迷信;
    7)散布謠言,擾亂社會秩序,破壞社會穩(wěn)定;
    8)宣揚淫穢、色情、賭博、暴力、兇殺、恐怖或者教唆犯罪;
    9)煽動非法集會、結(jié)社、游行、示威、聚眾擾亂社會秩序;
    10)侮辱或者誹謗他人,侵害他人名譽、隱私和其他合法權(quán)益;
    11)通過網(wǎng)絡(luò)以文字、圖片、音視頻等形式,對未成年人實施侮辱、誹謗、威脅或者惡意損害未成年人形象進行網(wǎng)絡(luò)欺凌的;
    12)危害未成年人身心健康的;
    13)含有法律、行政法規(guī)禁止的其他內(nèi)容;


2. 不友善:不尊重用戶及其所貢獻(xiàn)內(nèi)容的信息或行為。主要表現(xiàn)為:
    1)輕蔑:貶低、輕視他人及其勞動成果;
    2)誹謗:捏造、散布虛假事實,損害他人名譽;
    3)嘲諷:以比喻、夸張、侮辱性的手法對他人或其行為進行揭露或描述,以此來激怒他人;
    4)挑釁:以不友好的方式激怒他人,意圖使對方對自己的言論作出回應(yīng),蓄意制造事端;
    5)羞辱:貶低他人的能力、行為、生理或身份特征,讓對方難堪;
    6)謾罵:以不文明的語言對他人進行負(fù)面評價;
    7)歧視:煽動人群歧視、地域歧視等,針對他人的民族、種族、宗教、性取向、性別、年齡、地域、生理特征等身份或者歸類的攻擊;
    8)威脅:許諾以不良的后果來迫使他人服從自己的意志;


3. 發(fā)布垃圾廣告信息:以推廣曝光為目的,發(fā)布影響用戶體驗、擾亂本網(wǎng)站秩序的內(nèi)容,或進行相關(guān)行為。主要表現(xiàn)為:
    1)多次發(fā)布包含售賣產(chǎn)品、提供服務(wù)、宣傳推廣內(nèi)容的垃圾廣告。包括但不限于以下幾種形式:
    2)單個帳號多次發(fā)布包含垃圾廣告的內(nèi)容;
    3)多個廣告帳號互相配合發(fā)布、傳播包含垃圾廣告的內(nèi)容;
    4)多次發(fā)布包含欺騙性外鏈的內(nèi)容,如未注明的淘寶客鏈接、跳轉(zhuǎn)網(wǎng)站等,誘騙用戶點擊鏈接
    5)發(fā)布大量包含推廣鏈接、產(chǎn)品、品牌等內(nèi)容獲取搜索引擎中的不正當(dāng)曝光;
    6)購買或出售帳號之間虛假地互動,發(fā)布干擾網(wǎng)站秩序的推廣內(nèi)容及相關(guān)交易。
    7)發(fā)布包含欺騙性的惡意營銷內(nèi)容,如通過偽造經(jīng)歷、冒充他人等方式進行惡意營銷;
    8)使用特殊符號、圖片等方式規(guī)避垃圾廣告內(nèi)容審核的廣告內(nèi)容。


4. 色情低俗信息,主要表現(xiàn)為:
    1)包含自己或他人性經(jīng)驗的細(xì)節(jié)描述或露骨的感受描述;
    2)涉及色情段子、兩性笑話的低俗內(nèi)容;
    3)配圖、頭圖中包含庸俗或挑逗性圖片的內(nèi)容;
    4)帶有性暗示、性挑逗等易使人產(chǎn)生性聯(lián)想;
    5)展現(xiàn)血腥、驚悚、殘忍等致人身心不適;
    6)炒作緋聞、丑聞、劣跡等;
    7)宣揚低俗、庸俗、媚俗內(nèi)容。


5. 不實信息,主要表現(xiàn)為:
    1)可能存在事實性錯誤或者造謠等內(nèi)容;
    2)存在事實夸大、偽造虛假經(jīng)歷等誤導(dǎo)他人的內(nèi)容;
    3)偽造身份、冒充他人,通過頭像、用戶名等個人信息暗示自己具有特定身份,或與特定機構(gòu)或個人存在關(guān)聯(lián)。


6. 傳播封建迷信,主要表現(xiàn)為:
    1)找人算命、測字、占卜、解夢、化解厄運、使用迷信方式治?。?br />    2)求推薦算命看相大師;
    3)針對具體風(fēng)水等問題進行求助或咨詢;
    4)問自己或他人的八字、六爻、星盤、手相、面相、五行缺失,包括通過占卜方法問婚姻、前程、運勢,東西寵物丟了能不能找回、取名改名等;


7. 文章標(biāo)題黨,主要表現(xiàn)為:
    1)以各種夸張、獵奇、不合常理的表現(xiàn)手法等行為來誘導(dǎo)用戶;
    2)內(nèi)容與標(biāo)題之間存在嚴(yán)重不實或者原意扭曲;
    3)使用夸張標(biāo)題,內(nèi)容與標(biāo)題嚴(yán)重不符的。


8.「飯圈」亂象行為,主要表現(xiàn)為:
    1)誘導(dǎo)未成年人應(yīng)援集資、高額消費、投票打榜
    2)粉絲互撕謾罵、拉踩引戰(zhàn)、造謠攻擊、人肉搜索、侵犯隱私
    3)鼓動「飯圈」粉絲攀比炫富、奢靡享樂等行為
    4)以號召粉絲、雇用網(wǎng)絡(luò)水軍、「養(yǎng)號」形式刷量控評等行為
    5)通過「蹭熱點」、制造話題等形式干擾輿論,影響傳播秩序


9. 其他危害行為或內(nèi)容,主要表現(xiàn)為:
    1)可能引發(fā)未成年人模仿不安全行為和違反社會公德行為、誘導(dǎo)未成年人不良嗜好影響未成年人身心健康的;
    2)不當(dāng)評述自然災(zāi)害、重大事故等災(zāi)難的;
    3)美化、粉飾侵略戰(zhàn)爭行為的;
    4)法律、行政法規(guī)禁止,或可能對網(wǎng)絡(luò)生態(tài)造成不良影響的其他內(nèi)容。


二、違規(guī)處罰
本網(wǎng)站通過主動發(fā)現(xiàn)和接受用戶舉報兩種方式收集違規(guī)行為信息。所有有意的降低內(nèi)容質(zhì)量、傷害平臺氛圍及欺凌未成年人或危害未成年人身心健康的行為都是不能容忍的。
當(dāng)一個用戶發(fā)布違規(guī)內(nèi)容時,本網(wǎng)站將依據(jù)相關(guān)用戶違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重程度,對帳號進行禁言 1 天、7 天、15 天直至永久禁言或封停賬號的處罰。當(dāng)涉及欺凌未成年人、危害未成年人身心健康、通過作弊手段注冊、使用帳號,或者濫用多個帳號發(fā)布違規(guī)內(nèi)容時,本網(wǎng)站將加重處罰。


三、申訴
隨著平臺管理經(jīng)驗的不斷豐富,本網(wǎng)站出于維護本網(wǎng)站氛圍和秩序的目的,將不斷完善本公約。
如果本網(wǎng)站用戶對本網(wǎng)站基于本公約規(guī)定做出的處理有異議,可以通過「建議反饋」功能向本網(wǎng)站進行反饋。
(規(guī)則的最終解釋權(quán)歸屬本網(wǎng)站所有)

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