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四個項目管理工具,以及最佳實踐
2021-09-15 10:00:15

下面衛(wèi) Sir 介紹產(chǎn)品開發(fā)管理中的四個工具,主要描述以下三方面的內(nèi)容:


它們是什么?


它們?nèi)绾喂ぷ鳎?/p>


它們?nèi)绾问鼓愕膱F隊受益?


四個工具分別是:


項目團隊車輪圖:如何為跨職能團隊配備人員?


RACI 圖表:如何確定角色和職責(zé)?


功能相位矩陣:如何避免功能職責(zé)間的差距?


邊界及升級管理:如何設(shè)置項目邊界條件?

項目團隊車輪圖

項目團隊車輪圖也被稱為跨職能團隊圖或核心小組圖,目的是為跨職能團隊配備人員。

 

很少有跨職能團隊能夠以足夠的資源啟動項目,并按可預(yù)測的時間表交付產(chǎn)品。

 

更多的情況是,當項目成員在不同時間從事不同項目時,關(guān)鍵風(fēng)險是管理資源可用性的潮起潮落。 

 

為了快速了解人員配備缺口,團隊可以使用下圖所示工具來清楚了解團隊人員的配備情況:

 

1 – 使用項目團隊車輪圖定義跨職能團隊

項目團隊車輪圖按職能標識了核心項目團隊成員,以及擴展團隊成員的角色和姓名。

 

項目團隊車輪圖是一個簡單強大的工具,可以快速確定人員配備,并且可以呈現(xiàn)跨項目擴展的資源方面的差距。

 

該工具可針對不同類型的項目(大型或小型項目)、初創(chuàng)企業(yè)、大型企業(yè)進行不同程度的擴展。

 

它提供了一致的模型,可幫助管理團隊人力資源相關(guān)的風(fēng)險。

 

對于大型項目,可以創(chuàng)建多個團隊車輪圖,每個輪子都從核心團隊輪子向外輻射。

2 – 項目團隊車輪圖的好處

確保所有跨職能團隊成員都知道他們的角色,以及其他人的角色定義;


清楚地識別團隊中的資源缺口;


定義專用于特定項目團隊的成員;


最大限度地減少因成員缺失或其他人力資源問題而造成的意外或項目失敗。

3 – 項目團隊車輪圖如何幫助項目經(jīng)理 

在所有必需的資源都可用之前啟動項目的情況并不少見。

 

項目經(jīng)理可以基于這個工具,圍繞人員配備做出基于風(fēng)險的決策,同時它清楚地傳達了如何減輕或解決任何人員差距。

 

對于擁有大量利益相關(guān)者的企業(yè)來說,它也是一種有效的溝通工具。 

 

該工具可確保所有利益相關(guān)者的利益在項目中得到體現(xiàn),它為整個跨職能團隊提供了一致的方法來確定資源缺口。

 

它還具有可擴展性,甚至可以圍繞公司之外創(chuàng)建擴展的項目團隊。 

 

雖然該工具可以衡量跨職能團隊人員配備程度并快速識別資源缺口,但它不評估分配資源的質(zhì)量和有效性。

 

由于優(yōu)先級沖突,影響跨職能資源有效性的兩個因素分別是:


技能水平;


資源可用性。


這些問題會影響團隊的交付能力。

RACI 圖表:闡明角色和職責(zé)

RACI 包含四方面的內(nèi)容:


誰負責(zé)(R = Responsible),即負責(zé)執(zhí)行任務(wù)的角色,該角色具體負責(zé)操控項目、解決問題;


誰批準(A = Accountable),即對任務(wù)負全責(zé)的角色,只有經(jīng)他同意或簽署之后,項目才能得以進行;


咨詢誰(C = Consulted),擁有完成項目所需的信息或能力的人員;


通知誰 (I =Informed),即擁有特權(quán)、應(yīng)及時被通知結(jié)果的人員,卻不必向他咨詢、征求意見。


分清誰在項目中做什么是最基本的要求,明確的任務(wù)、明確的職責(zé)和截止日期,是項目管理的基礎(chǔ)。

 

RACI 圖表有助于定義哪些角色是負責(zé)人、咨詢?nèi)撕椭槿恕?/p>

 

隨著項目開發(fā)復(fù)雜性的增加,創(chuàng)建一個清晰的圖表,標明誰負責(zé)什么。

 

這有助于防止任何類型的項目失敗,如,開發(fā)、設(shè)計、IT、人力資源或變更管理。

 

1 – 如何創(chuàng)建 RACI 圖表

RACI 圖表是一個帶有圖形圖標的矩陣:


在橫軸上標識關(guān)鍵可交付成果;


在縱軸上標識關(guān)鍵角色(或關(guān)鍵個人),包括項目經(jīng)理;


淺綠色圓圈:任務(wù)中涉及的單個執(zhí)行人;


深藍色圓圈:直接責(zé)任人(DRI),即負責(zé)交付/決策的人。 


每個可交付成果或任務(wù)應(yīng)該只有一個 DRI,這是一個動態(tài)圖表,需要隨著職責(zé)的變化而更新。

2 – RACI 圖表的好處

確保每個可交付成果/決定都只有一個負責(zé)人;


提供角色和職責(zé)的直觀表示;


建立對角色的共同理解并消除內(nèi)部分歧;


有利于跨地域管理;


有利于責(zé)任追蹤。

3 – RACI 圖表對抗項目延遲

除了需求不明確外,職責(zé)不明確也是導(dǎo)致項目延誤的主要原因之一。

 

通過向團隊提供與關(guān)鍵功能相關(guān)的可交付成果的清晰圖表,可以大大減少或消除這個問題。 

 

此外,圖表是在項目開始時創(chuàng)建的,因為項目經(jīng)理事先得到了團隊成員的認可,這些成員表明他們已加入并致力于給定的任務(wù)。

 

在項目期間使用它是因為,它提供了一個定期審查的參考表,以確保任務(wù)配備適當,并且每個可交付成果或決策都有明確的 DRI 指示。

 

修改工具以匹配手頭任務(wù)的范圍,對于大型項目,最好有兩個級別的 RACI 圖:


一個用于整個項目;


其他幾個用于子系統(tǒng)級別。


例如,在平臺項目中,可能有四個 RACI 圖表:


三個二級圖表來涵蓋項目的 Web、客戶端和設(shè)備部分;


再加上一個用于整個項目。


有時,角色需要更加明確和具體任務(wù),在這種情況下,參與任務(wù)的三個級別(未參與、參與、負責(zé))是不夠的。

 

你可能需要添加其他角色,例如,批準和咨詢。   

功能相位矩陣 

公司每天都會推出新項目,當團隊不能清楚地了解每個團隊成員在項目的每個階段所做的貢獻時,項目很快就會脫軌。

 

那么,如何快速構(gòu)建和傳達里程碑目標和團隊成員的貢獻以突出差距和重疊?

 

功能相位矩陣是幫助項目經(jīng)理的強大工具,功能相位矩陣允許跨職能項目團隊:


確定項目目標;


確定角色和職責(zé);


確定主要階段成果。


使用矩陣來確定團隊成員和里程碑可交付成果之間的依賴關(guān)系:

 

 

功能相位矩陣的好處:

 

確保你可以在階段/里程碑級別進行跨職能協(xié)調(diào);


確保你將所有關(guān)鍵可交付成果分配給個人;


它是一個可擴展的工具,你可以應(yīng)用于大型或小型團隊、簡單或復(fù)雜的項目以及跨地域團隊;


幫助你的團隊與產(chǎn)品交付期望保持一致。


功能相位矩陣可以通過在項目生命周期的早期明確角色和職責(zé),來提高項目團隊的效率,也是開始創(chuàng)建一致開發(fā)過程的最簡單方法之一。

邊界管理

在項目開始時,由產(chǎn)品負責(zé)人和管理層的開發(fā)團隊就成功的關(guān)鍵維度達成一致。

 

例如,一個項目具有某些必備功能、目標開發(fā)成本、質(zhì)量度量、目標成本和項目時間表。

 

然后,團隊和管理層就每個維度達成明確的量化目標,這些是邊界條件,是團隊和管理層衡量成功的標準。

 

這些條件構(gòu)成了一份合同,規(guī)定了團隊將交付什么以及管理層期望什么。

 

一旦設(shè)置了邊界條件并開始項目,只要團隊繼續(xù)朝目標前進,管理層就需要讓團隊自我管理。

 

 

如果項目似乎無法在五個維度中的一個或多個方面達到其邊界條件,也即邊界突破,項目經(jīng)理必須:


立即通知管理層;


提出邊界突破的解決方案。


這些通信觸發(fā)了快速的升級過程,此過程旨在幫助項目經(jīng)理在預(yù)期邊界突破時讓團隊快速回到正軌。 

 

在管理層收到團隊可能發(fā)生邊界突破的消息后,管理層可以同意或不同意團隊的提議,并提出如何補救這種情況的建議。

 

如果管理層同意,那么每一方都會確認一個新的有風(fēng)險邊界條件的量化措施,項目就會按照新的規(guī)范推進。 

 

如果管理層不同意團隊的提議,那么接下來是面對面的會議,由項目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)的團隊和管理層協(xié)商新合同,為項目設(shè)定新的邊界條件。

 

然后,該團隊根據(jù)此新協(xié)議繼續(xù)執(zhí)行該項目。 

 

以一個可穿戴設(shè)備為例:

 

該團隊離職了一位資深程序員,這使得產(chǎn)品的最小版本 MVP 開發(fā)延遲。

 

直接影響了兩個未開發(fā)的關(guān)鍵 API,盡管延遲并未對項目的整體時間安排產(chǎn)生重大影響,但它增加了成本,現(xiàn)在估計會超出預(yù)算 20%。

 

缺陷率高于預(yù)期但在范圍內(nèi),其他邊界條件仍然是可實現(xiàn)的目標。

 

這些預(yù)期的邊界突破引發(fā)了一次越界評審,重新協(xié)商了略高的預(yù)算和一組修訂后的功能,最終使團隊重回正軌。

 

如下面的邊界條件圖所示,團隊與項目經(jīng)理一起為五個變量設(shè)置邊界條件:


開發(fā)成本;


產(chǎn)品成本;


時間;


特性;


質(zhì)量。


五邊形內(nèi)的彩色形狀顯示每個邊界條件的當前位置和預(yù)期軌跡:

 

那些朝著圖形中心(綠色)前進的,標識已經(jīng)走上正軌;


那些朝向外圍的,正在漂移出界(黃色);


而那些在圖形邊緣(紅色)的,有邊界被打破的危險。


 

邊界條件方法強調(diào)定量目標,這些目標是計劃成功的合理預(yù)測指標。

 

通過管理目標消除微觀管理的不確定性,從過程中消除大量的摩擦和主觀性。

 

應(yīng)用這些工具將幫助建立你的項目管理能力,增加創(chuàng)新,同時加快產(chǎn)品上市時間。

-END-

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    6)炒作緋聞、丑聞、劣跡等;
    7)宣揚低俗、庸俗、媚俗內(nèi)容。


5. 不實信息,主要表現(xiàn)為:
    1)可能存在事實性錯誤或者造謠等內(nèi)容;
    2)存在事實夸大、偽造虛假經(jīng)歷等誤導(dǎo)他人的內(nèi)容;
    3)偽造身份、冒充他人,通過頭像、用戶名等個人信息暗示自己具有特定身份,或與特定機構(gòu)或個人存在關(guān)聯(lián)。


6. 傳播封建迷信,主要表現(xiàn)為:
    1)找人算命、測字、占卜、解夢、化解厄運、使用迷信方式治??;
    2)求推薦算命看相大師;
    3)針對具體風(fēng)水等問題進行求助或咨詢;
    4)問自己或他人的八字、六爻、星盤、手相、面相、五行缺失,包括通過占卜方法問婚姻、前程、運勢,東西寵物丟了能不能找回、取名改名等;


7. 文章標題黨,主要表現(xiàn)為:
    1)以各種夸張、獵奇、不合常理的表現(xiàn)手法等行為來誘導(dǎo)用戶;
    2)內(nèi)容與標題之間存在嚴重不實或者原意扭曲;
    3)使用夸張標題,內(nèi)容與標題嚴重不符的。


8.「飯圈」亂象行為,主要表現(xiàn)為:
    1)誘導(dǎo)未成年人應(yīng)援集資、高額消費、投票打榜
    2)粉絲互撕謾罵、拉踩引戰(zhàn)、造謠攻擊、人肉搜索、侵犯隱私
    3)鼓動「飯圈」粉絲攀比炫富、奢靡享樂等行為
    4)以號召粉絲、雇用網(wǎng)絡(luò)水軍、「養(yǎng)號」形式刷量控評等行為
    5)通過「蹭熱點」、制造話題等形式干擾輿論,影響傳播秩序


9. 其他危害行為或內(nèi)容,主要表現(xiàn)為:
    1)可能引發(fā)未成年人模仿不安全行為和違反社會公德行為、誘導(dǎo)未成年人不良嗜好影響未成年人身心健康的;
    2)不當評述自然災(zāi)害、重大事故等災(zāi)難的;
    3)美化、粉飾侵略戰(zhàn)爭行為的;
    4)法律、行政法規(guī)禁止,或可能對網(wǎng)絡(luò)生態(tài)造成不良影響的其他內(nèi)容。


二、違規(guī)處罰
本網(wǎng)站通過主動發(fā)現(xiàn)和接受用戶舉報兩種方式收集違規(guī)行為信息。所有有意的降低內(nèi)容質(zhì)量、傷害平臺氛圍及欺凌未成年人或危害未成年人身心健康的行為都是不能容忍的。
當一個用戶發(fā)布違規(guī)內(nèi)容時,本網(wǎng)站將依據(jù)相關(guān)用戶違規(guī)情節(jié)嚴重程度,對帳號進行禁言 1 天、7 天、15 天直至永久禁言或封停賬號的處罰。當涉及欺凌未成年人、危害未成年人身心健康、通過作弊手段注冊、使用帳號,或者濫用多個帳號發(fā)布違規(guī)內(nèi)容時,本網(wǎng)站將加重處罰。


三、申訴
隨著平臺管理經(jīng)驗的不斷豐富,本網(wǎng)站出于維護本網(wǎng)站氛圍和秩序的目的,將不斷完善本公約。
如果本網(wǎng)站用戶對本網(wǎng)站基于本公約規(guī)定做出的處理有異議,可以通過「建議反饋」功能向本網(wǎng)站進行反饋。
(規(guī)則的最終解釋權(quán)歸屬本網(wǎng)站所有)

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