在2008年的一次更換電腦中，我不慎丟失了收集將8年多的資料，5000多個文檔，這個打擊讓我整整一個月不想跟那臺倒霉的電腦講話。

后來我也想開了，跟一臺電腦較個什么勁兒啊？不要慫，就是干，我要把那些丟失的資料，全部找回來——因為摘錄文件奇跡般地保存了下來。

我一直有做資料摘錄的習慣，有一回整理小時候的東西，發(fā)現都是一本本的剪報（為了積累作業(yè)素材）。雖然網上文章下載很方便，但當時為了在BBS上“拍磚”時引經據典之用，收藏文章時，我總是隨手摘錄其中最重要的一段話。

老天有眼啊，根據摘錄信息去搜索全文，一個月的時間就恢復了20%的資料庫。

可接下來的一念之差，卻讓我主動放棄了“恢復行動”——如果我想用的時候就能找到，那我為什么一定要現在專門做這件事呢？

這個念頭也讓我開始反思自己的“收藏癖”：以前，知識都有紙張這個載體，很容易錯過，收集下來很有必要；可信息時代，收集資料太方便了，反而帶來了“信息過載”的問題。

假如每天都收藏二三篇資料，十年就是一萬篇，如果要認真整理，所有的時間就搭上去了?？梢哉f，你保存的每一份資料，每擁有一天，都會付出一天的維護管理成本——

管理成本一，你需要花時間對它進行分類、標簽、整理、噢，還有清理；

管理成本二，當你找別的東西時，它很容易占據你的視野，浪費你的時間，有人統計過了，人這一輩子，有10%的時間浪費在找東西上，20%的負面情緒源于找不到東西；

管理成本三，好像有了手機，我們就不去記電話號碼一樣，當你決定收藏它時，你很可能就不會花時間去研究它了——這個機會成本很高。

我總結了一個資料管理上的規(guī)律：一份資料，如果不是每月都能用上的話，要么你從不去用它，要么它的維護成本大于它的實際價值。

所以收集資料的前提一定是管理成本小于收益，這些年我一直在琢磨這個問題，時間長了，我漸漸總結出“個人資料管理”的五個原則，包括收集、整理和利用三個方面。

讓我停止“恢復行動”的還有一個更重要的原因：我發(fā)現收藏中，相當一部分是“絕密內部資料”“令人震驚的事實”“2002年流淚的二十個瞬間”，別笑，其實每一代人剛剛上網時，都會經歷這個階段，只是過了幾年才覺得這樣很Low。

還有當時如獲至寶的“最全XXX”、“十大公司經典”等行業(yè)資料，仔細看看，大多數都是“掛羊頭賣狗肉”的貨色。

我不禁對自己的這項愛好產生了強烈的懷疑：“收集資料”這種行為，就像“到此一游”，不過是在制造學習的假象而已。

可這么多年的習慣，生命不息，“收集”不止啊，只是從這以后，每一次有“發(fā)現了一篇好文章，我要收藏下來”的沖動時，我都會想：

我為什么要收集這篇文章？

它需要我后續(xù)花多少時間去管理？

相比它的價值，我花的時間值得嗎？

時間長了，這些想法讓我形成了“個人資料管理”的原則一，也是最重要的原則：以輸出為目標的資料收集。

“輸出”因人而異，主要有寫文章、各種匯報材料、工作交流、解決方案、培訓材料、社交網絡上的分享等等。

比如我目前最核心的工作是寫文章，那么平時我會給自己一些選題目標，包括職場成長、心理學、經濟學、投資理財、影視等等，范圍可以稍寬一點，在這個選題范圍內的資料，才有必要收集，其余的只是看看——除非那些特別有意義、或者是自己長期思考的問題。

但這個改變也產生了一個連鎖反應——資料分類索引的方法也要跟著改。

因為傳統的學科型資料分類方法，無法和“輸出”直接關聯。比如說，我想要找一些針對職場上下級溝通的案例，但這類資料在心理學、經濟學、職場成長中都有，傳統的類別索引效率就很低。

所以就有了“個人資料管理”的原則二：以“用途”建立索引

首先要分析，在我的寫作中，最依賴資料檢索的部分是什么？

分析下來有兩類，第一類是“尋找例證資料”。

因為我寫的都是常識普及性的文章，要力求每一個觀點都能深入淺出，但常寫文章的都知道，“深入淺出”談何容易，從“自己理解”到“向別人解釋清楚”，例子比論述邏輯更容易明白。

邏輯可以張口就來，但例證就要找資料，一個好的例證，可遇不可求，這也是為什么我一周只能寫兩篇文章的原因——找例子幾乎要花掉一半的時間。

跟“實例”有相似作用的，還有各種實驗調查數據，也需要平時收集。

另一類是能夠觸發(fā)寫作靈感的重要觀點。

比如我的《如果每一個人都希望與“同階層的人”為鄰……，實驗結果令人震驚！》一文，很早是偶爾看到一篇介紹“職業(yè)變性”現象的論文，覺得有意思，就摘錄了其中的調查結果。后來做選題時又看到這段文字，就到網上搜索了論文全文，細讀之下，發(fā)現它的理論根據——“謝林隔離”，再繼續(xù)找相關論文，當兩份資料可以連成一條線，我就定了選題，以“謝林隔離”為主題，除了“職業(yè)變性”外，再補充社會學、心理學、企業(yè)管理的例證，最后再進行價值觀的延展……，一篇文章就此誕生。

這兩類用途，占了至少一半的資料。此外，還有一些精彩句式、論述邏輯、金句、標題等等，這些資料的目的是刺激自己的文字感覺，不讓文章太過平淡。

所以，我的索引類目命名一般包括兩個部分、前一部分是“類別”——包括職場成長、經濟學、心理學、科學、文學，后一部分是“用途”，包括觀點、故事、數據、材料、案例、語言。

以“用途”建立索引的方法還有一個好處，迫使你每一次收集時都要思考一下，這個東西我以后會怎么用，如果不知道，那它只是“看上去很有用”。

這兩個原則屬于“資料收集”，下面兩個原則是“資料整理”。

有一本書叫《斷舍離》，借“如何整理家居環(huán)境”這個小問題，來講一種人生態(tài)度。

所謂“斷”，就是斷絕自己家里不需要或負擔不起的東西；所謂“舍”，就是舍棄家里浪費你的管理精力的“破爛”；所謂“離”，就是脫離對物品的執(zhí)念，還自己一個自由。

整理資料的第一步也是“斷”——只收集資料中的精華，這就是原則三：段落摘錄為主，文章收集為輔

我們收集一篇文章的理由常常是“日后有可能用到它”，這個“可能”有三種：

第一種：你根本不知道什么時候用，用來干什么。這種情況前面已經說過——果然放棄，如果想看，現在就看完。

第二種：知道用來干什么，但不知道什么時候用。

這種情況，只摘錄其中的一段，日后如果要用，再搜索全文。要學會利用網絡幫助你保存資料，節(jié)省你整理的時間精力，我稱之為“云收藏”。

實體書、電子書的辦法也是摘錄，常備一支實體書文本掃描筆，標明來源，以備日后查找。

第三種：既知道用來干什么，也有明確時間節(jié)點。只有這種情況下，才有必要全文收集。

“斷”之后是“舍”，這個最好理解，無用的資料越多，使用效率越低，這就是“個人資料管理”的原則四：建立“核心資料庫”，把體量保持在“既有用，又易用”的規(guī)模上。

通?！吧帷钡姆椒ㄓ腥N：

第一種：沒有用的、過時的資料，堅決刪除，不要幻想有朝一日你還會用上它，也別在乎誤刪的小概率事件。這個小小的動作，將為你將來節(jié)省大量的時間。

第二種：用過一遍的資料，常常自己就很有印象了，可以放到一個專門的文件夾里，不作任何管理和備份，讓它自生自滅。

第三種：用的可能性越來越小的資料，比如有一些知識領域，你越來越不感興趣了，如果是摘錄，我會把字變灰，這樣不影響我查閱資料；如果是文檔，也是放在“庫外”，不作分類，不作管理。

目前我的核心資料庫大概三十多萬字，都是從20年積累的上萬份資料、電子文檔、實體書中摘錄后，再不斷整理出來的，都是精華中的精華。

很多人都覺得整理資料很浪費時間，但若不整理，使用起來更浪費時間，我的經驗是：最好的整理是使用。

“個人資料管理”原則五：邊用邊整理

通常我在寫一篇文章的時間中，選題要用三到四個小時，說是“選題”，其實主要是翻閱精華資料，尋找選題靈感。

所以最核心的資料整理工作，是在使用過程中進行的，主要有三類：

第一類、為“已入庫”的資料設計新的用途：

我的文章常常用到跨學科的知識遷移，比如在《當下屬說“辦不到”的時候……︱跟著交響樂指揮學管理》一文中，把指揮與管理兩個領域的知識技能進行橫行聯系，看似隨意，其實不能靠寫作時的靈感一現，平時翻閱資料時，腦子就要有這根弦：任何資料，都要考慮它有沒有其他用途。

第二類、從資料到新的資料：

例子就是前面講的“謝林隔離”，我之所以想到去了解這個理論，是從職場類資料“職業(yè)變性”中發(fā)現的。在為“謝林隔離”收集資料的同時，我又注意到謝林的冷戰(zhàn)理論，這就又當時“毛衣戰(zhàn)”的背景聯系起來，又成為新的一篇《保持威脅別人的能力，才有真正合作》的選題來源。

第三類、必要的時候要更新索引分類：

分類索引的目的是為了“方便好用”，如果出現了一個新的高頻“用途”，就有必要新開一個“分類”，并逐步把相關資料轉移到新的分類中。

但整理方法也別太復雜，我發(fā)現很多人用一套復雜的標簽系統進行資料管理，這會讓你成為一名優(yōu)秀的“資料管理專家”，但無助于你的知識管理，原因最后再說。

好了，如果做到這五個原則，那你的個人資料庫一定非常好用，但最終，你還要需要做到一點：這就是“離”——離開資料庫的能力。

前面說的“邊用邊整理”有一神奇的“副作用”：資料庫越好用，你使用的頻率就越高；頻率越高，你印象越深，很多資料，你可能已經掃描過無數遍了，有些選題，你甚至不需要翻資料庫，直接就能想到。

是的，再好用的“資料庫”，也沒有你的大腦好用，“資料庫”整理的再好，其中的資料，在物理形態(tài)上仍然是孤立的，但大腦這個“資料庫”不一樣，其中的知識都是有聯系的，能開成網狀的知識體系。

能形成知識體系的“資料庫”，才是知識管理的最高境界，唯有大腦可以做到。

而之前的幾個原則也都是為了這個目的：

原則一、二：以輸出為目標的收集資料，以“用途”來建立分類索引，因為從“來源”到“用途”，往往要跨越知識類別，更易建立知識結構；

原則三、四：段落摘錄為主，建立核心資料庫，濃縮資料精華，因為大腦的記憶能力是有限的；

原則五：邊用邊整理，這是一個記憶的過程；不要太依賴復雜的標簽系統，因為你要靠大腦（而不是電腦）建立知識體系。

“保持離開資料庫的能力，利用好你的大腦”，這才是資料庫的終極意義。

文章推薦