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領導者如何授權?
2022-12-20 10:34:12

偉大的領導者理解授權的價值,當團隊領導將責任委派給個人貢獻者時,這表明領導者相信他們的潛力——這可以使近79%的團隊成員免于辭職,這也為領導者騰出時間專注于更關鍵和更重要的業(yè)務領域。

隨著你的組織和團隊的成長,你的責任也在增加。為了減輕這種負擔,請執(zhí)行委托框架。該框架應具有雙重目的,即專注于你的領導職責并為你的團隊成員提供成長機會。

一、為什么授權具有挑戰(zhàn)性?

1、時間。

領導者可能會面臨緊迫的最后期限,并相信自己完成工作會更快,或者他們可能只是認為委派比自己帶頭進行項目需要更多的時間。

2、懷疑論。

一些領導者對團隊成員完成任務的能力持懷疑態(tài)度。同樣,如果領導者的職位相當新,團隊領導者可能不了解團隊成員擁有的獨特技能,這會阻礙他們將正確的任務委派給最合適的人的能力。

3、微觀管理。

當領導者不太了解他們的團隊成員時,這會導致信任問題,缺乏信任會產生微觀管理者。微觀管理者很難擺脫責任,當他們這樣做時,這些領導者通常會在遇到麻煩的第一個跡象時收回分配的任務。

學會在工作場所放手和委托說起來容易做起來難,使用委派框架可以幫助你輕松融入其中并對你的決定充滿信心。更好的是,你可以為你的團隊成員制定一條穩(wěn)健的途徑,通過正確的分配來發(fā)展他們的技能——這是建立敏捷和創(chuàng)新團隊文化的關鍵過程。

二、如何使用委托框架?

委派時你可能面臨的最大問題是何時委派。

委托可以從以下兩個角度來看待:

任務重要性/緊迫性:任務的緊迫性和重要性如何?這將幫助你了解你需要訓練多少時間以及你可以承受多少失誤。如果任務特別重要和緊急(例如,你的組織面臨需要立即和專家關注的公關危機),請避免將責任委派給某人。

框架1:何時委派——需要考慮的4個象限

將上面的兩個維度結合在一起,繪制出如下所示的委托框架。

確定你的項目屬于哪個象限,以便你知道何時委派。

為了更好地說明該框架的正確使用,我們?yōu)槊總€象限提供了一般示例情況。

區(qū)域1:低重要性/低緊急性

適合此區(qū)域的工作是委派的理想選擇。在此區(qū)域中,你有充足的時間,并且處于低風險和低暴露的情況。如果結果偏離目標,你將有時間在必要時進行調整。

在你委派之前,你作為團隊領導的職責是以下任務:

1、定義目標。審查需要完成的工作并為可接受的績效設定預期。

2、劃分責任。清楚地概述每個人應該如何/為項目做出貢獻。即使你只委托給一個人,你也需要在他們必須做的事情和需要你監(jiān)督或參與的地方之間設定界限。

3、設定里程碑。里程碑應該由小的截止日期組成,每個團隊成員必須完成特定的任務。這些里程碑將幫助你更接近目標和最后期限,它還應該為反饋、發(fā)展指導和項目修訂留出空間。

4、設立截止日期。雖然緊迫性不高,但應該有一個確定的日期,每個人都完成了他們在項目中的份額,并準備好實施。

區(qū)域2:高重要性/低緊急性

當項目到期日不是迫在眉睫,但項目至關重要且曝光率高時,只要你保持質量控制和監(jiān)督,這對其他人來說都是一個很好的發(fā)展機會。如果你的團隊成員經驗較少但渴望并愿意學習和成長,你可以安全地讓他們參與并利用他們的幫助。你可以根據團隊成員的能力和興趣委派項目的某些方面。在確保滿足項目要求時,你將需要投入更多時間來開發(fā)和構建能力。

該區(qū)的發(fā)展機遇包括:

定期指導、反饋和監(jiān)控

關于如何通過質量檢查點和里程碑(大綱、策略等)履行特定職責的詳細指南

指導相關的內部流程和程序

深入探討最佳實踐的視頻和文章

區(qū)域3:低重要性/高緊急性

這個區(qū)域為領導者提供了一個機會,只要他們了解必須滿足的關鍵最后期限,就可以讓團隊成員后退一步并讓他們推動項目。由于質量期望和要求較低,該區(qū)域也是委派職責、任務或分配的好地方。只要你的團隊成員能夠快速及時地完成項目,你就應該尋求幫助和支持。因為這個區(qū)域更多的是速度而不是質量,你在這里的角色很簡單——確保時間表和里程碑都在正軌上。

作為領導者,指導這些時間表并請求狀態(tài)更新或經常檢查和評估進度。如果需要,提供指導以保持工作進展。請記住,這里的重點是讓項目落地。保持參與,以便在時間線開始偏離軌道時指導工作。

具體來說,你應該:

明確具體任務和時間要求,檢查對關鍵時間表的理解。

如果團隊成員遇到障礙、挫折或隨著截止日期的臨近而開始感到壓力,請立即提供支持。

如果項目時間表或團隊成員遇到延遲,請?zhí)峁┓答伜椭笇А?/span>

經常檢查以確保每個人都步入正軌并負責。

鼓勵團隊成員在需要幫助時伸出援手。

區(qū)域4:高重要性/高緊迫性

在此區(qū)域中,應限制授權,領導者保留對情況的所有權,像這樣的情況需要經驗、知識和技能來及時有效地執(zhí)行任務或項目,因為需要提供高質量的解決方案或服務,允許教學、培訓、延誤或挑戰(zhàn)的時間有限。

因此,如果你處于重要和緊急的情況下,最好對這項任務保留全部責任和所有權。

框架2:如何委派——4個級別的職責

你可能了解何時委派,但不知道如何委派,在這里你可以參考第二個授權框架——四個級別的職責。

作為團隊領導,確定如何分配任務以及將特定任務委派給誰可能具有挑戰(zhàn)性。關鍵是利用每個人的專業(yè)知識和技能來評估他們應該擁有的權威和自主程度。

使用以下四個級別來解決這個問題:

第1級——研究/管理任務:新人或不具備資格的人員可以從級別開始。級別1是當你有團隊成員幫助你或他們的隊友做出決定時,你可能會讓他們進行一些研究并提供可供你選擇的選項。

第2級——決策:你的團隊成員將采取下一步行動,而不是簡單地研究競爭對手/擔任行政職務,而是向你提出建議的決定。因為作為團隊負責人,最終責任仍然在于你,所以你會為他們的決定開綠燈或紅燈。

第3級——授權權力:根據他們的專業(yè)知識,你可以授予你的團隊成員做出決定并在未經你批準的情況下繼續(xù)執(zhí)行這些決定的權力,他們向你報告他們的發(fā)現和結果,你在此過程中提供反饋和指導。

第4級——自主性:你最有經驗的團隊成員可能屬于此級別。他們有充分的自主權來做出決定和采取行動,你不需要提供反饋或指導,因為你完全信任他們執(zhí)行項目愿景的能力。作為領導者,你自己可能不具備專業(yè)知識、技能或專長,你甚至可以考慮指定其中一位擔任項目負責人,這樣你就可以專注于可以增加更多價值的事情。

三、為什么委托框架很重要?

你需要采用委托框架的主要原因有以下3個:

1、加快委托流程

使用框架可以加快你的委托過程。隨著時間的推移,該流程可以變得更加精簡并適應你團隊的需求。你將更好地了解團隊中的優(yōu)勢和劣勢,從而加快你的決策過程。

更好的是,你將有更多時間專注于需要立即關注的任務和項目。即使你在壓力下茁壯成長,你也不能獨自完成所有事情。你需要了解如何集結部隊并更好地利用人才。

2、賦予團隊成員權力

如果沒有機會學習新技能,37%的員工會離職,授權在提供提高員工敬業(yè)度和工作滿意度的發(fā)展機會方面發(fā)揮著重要作用。

當你委派任務時,這表明你相信團隊成員的潛力。通過委托他們承擔更多的責任,你給他們機會為團隊和組織做出新的和有影響力的貢獻,92%的美國員工表示,學習新事物讓他們在工作中更有動力。

3、推動積極的商業(yè)文化

與弱授權者相比,強授權領導者的增長率最高可達112%。

通過讓員工參與進來,你正在培養(yǎng)一支更有可能長期堅持的積極員工隊伍,更快樂的員工也會產生更好的結果——敬業(yè)的員工在績效上獲得高分的可能性要高27%。

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