文：王智遠(yuǎn) | ID:Z201440

假設(shè)要建立一套工作流，把重復(fù)又麻煩的事，拆分成幾個簡單步驟，以此節(jié)省反復(fù)折騰的時間，你會選擇什么？

我有個朋友，第一反應(yīng)是做很多框架出來。什么？要那么多框架干嘛？市面各種AI工具都提供啦，我問道。

他解釋說：

你不知道我們領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)散性思維強(qiáng)、還多變；經(jīng)常突然要一個項(xiàng)目結(jié)案報(bào)告，一個PPT框架，一份會議提要，我每天匯報(bào)他不看，臨時性小動作倒不少，不得不提前準(zhǔn)備。

另外，市面AI工具確實(shí)很多，也能提供幫助，沒有一套使用流程的話，還得花時間去搜索、篩選，也不方便。確實(shí)，工作流很重要，可以應(yīng)對突然情況。

我認(rèn)真調(diào)研一圈發(fā)現(xiàn)：很多人完全靠記憶工作，沒有建立工作流習(xí)慣，他們完成任務(wù)后，懶得復(fù)盤，導(dǎo)致下次面對類似任務(wù)時，還會遇到同樣問題。

為防止精力不被無形的黑洞吞噬，我總結(jié)了一些心得。

01

先思考一個問題：為什么靈活調(diào)整工作流至關(guān)重要？

只為節(jié)省時間？這么想，就太簡單了。想一下程序員、自由職業(yè)者、設(shè)計(jì)師、還有做新媒體的朋友們，工作充滿創(chuàng)造性，在一個不斷變化的環(huán)境里，太要保持工作的效率和創(chuàng)新力了。

在《隨機(jī)漫步的傻瓜》這本書里，索羅斯提到，他設(shè)計(jì)工作流，是為了打破常規(guī)，每天都是一張白紙，這種思維方式對于面對不斷變化的股市，至關(guān)重要。

同樣理念，也適合用于管理個人工作流，當(dāng)你陷入低效且重復(fù)，又想快速完整的工作時，已經(jīng)有了路徑依賴。

因?yàn)槲易鲎悦襟w，工作內(nèi)容既復(fù)雜又繁雜，不僅要內(nèi)容，還要見人，同時，還會給一些長期合作的客戶提供支持，這導(dǎo)致我時不時要記錄信息。

所以，我的工作流程是來對抗容易分心的問題。

靜氣、定力、專注、這些詞聽上去好像在說一個人的品質(zhì)，怎么變成工作流程的一部分呢？不要急，你聽聽我為什么這么說？

一，和注意力有關(guān)。你知道嗎？新聞、生活瑣事這些碎片化信息，總在考驗(yàn)我的專注力，想靠個人意志力去對抗大數(shù)據(jù)和算法推薦，挺難的。

二，工作本身。我的一天里，記錄信息、見人、使用軟件，三件事大約各占30%的時間，見人還算簡單，但信息記錄很容易迷失方向。

比如說：

我在坐地鐵時、等人時會看一些東西，遇到不錯的內(nèi)容，雖然可以轉(zhuǎn)到收藏夾，但結(jié)束一轉(zhuǎn)眼還是會忘記剛才看了什么，這對內(nèi)化吸收造成很大影響。

電腦前也一樣，搜索一個東西，轉(zhuǎn)眼之間在不停切換窗口之間迷失了，有時候，突然發(fā)現(xiàn)自己要找什么文件，這種因?yàn)轭l繁切換任務(wù)導(dǎo)致的分心，并不是簡單關(guān)閉電腦那么容易處理。

三，大腦過載問題。比較簡單，就像電腦內(nèi)存不夠用一樣，大腦經(jīng)常處于緊繃狀態(tài)，感覺像后臺一直在集中注意力，晚上睡覺還能夢到工作，這讓人感到焦慮。

因此，信息泛濫時代，很容易被周圍的事物分心。努力集中注意力，學(xué)習(xí)如何保持冷靜、增強(qiáng)定力，是技巧，更是一種潛意識改變心流的方法，幫我適應(yīng)不斷變化的環(huán)境和工作需求。

02

提高工作效率，我一直使用任務(wù)清單（to-do list）。

一開始方法很簡單：

列出每天要做的事情，做完一個就打一個勾，但時間久了，我發(fā)現(xiàn)，方法有點(diǎn)簡陋，因?yàn)橐瑫r推進(jìn)好幾個項(xiàng)目，還要扮演好幾個角色。我不是一個人，而是一個身體里住著好幾個靈魂。

比如說：

我給客戶或公眾號寫文章時，任務(wù)工具里給自己的標(biāo)簽是“量產(chǎn)小王”。這樣做，可以提醒我把個人情緒放到一邊，縮小ego，專心把工作做好。

當(dāng)客戶和我討論市場營銷或品牌傳播時，需要各種信息，有一個文件夾名字叫，“策略小王”，提醒我，應(yīng)該平和對待別人提出的各種問題。

還有個文件夾，專門存放主持資料，當(dāng)品牌、傳媒公司邀請我主持大會時，需要什么，直接去里面找，此外，我還要管理知識星球，還在寫書、做課程......

你看，隨著工作領(lǐng)域的拓展，角色在增加，如果把所有任務(wù)混合在一起，會很亂，也很難跟蹤各個任務(wù)進(jìn)展。因此，后來我開始按項(xiàng)目、身份細(xì)分任務(wù)清單，如果每天解決3-5個，那一天會感到非常充實(shí)。

這樣，邏輯是否清晰呢？

對了，你還可以按照項(xiàng)目劃分工作板塊，如果情況和我相似，也有諸多事情處理，不妨試試按項(xiàng)目、身份構(gòu)建你的任務(wù)清單。

采用這種方式后，發(fā)現(xiàn)另一個好處：它幫助我更清楚當(dāng)前短期目標(biāo)、一年中重要的事，以及長期的發(fā)展規(guī)劃。

不過，問題來了：工作列完后，真的會按照流程做嗎？

事實(shí)上，通常不會。

一個最顯像畫面感是，我們會陷入啟動困難的窘境中。

想象一個場景，你感到十分焦慮，因?yàn)橛袀€任務(wù)截止日期已經(jīng)快到了，但你卻感覺椅子像是黏在身上一樣，怎么也站不起來。

過20分鐘，終于站起來了，決定立刻做那件拖延很久的任務(wù)，你覺得再不做，對不起設(shè)定的工作流，于是乎，在此開始前，可能會冒出一些奇怪的想法。

比如：

我得先把書桌整理下、泡一杯咖啡、調(diào)整下心態(tài)，甚至找個安靜的地方......

完整一個任務(wù)，真需要很多準(zhǔn)備工作嗎？當(dāng)然，有些準(zhǔn)備有必要，類似于收集資料的行為，而其他一些準(zhǔn)備看起來也有道理。

問題是：沒完沒了準(zhǔn)備工作，耗費(fèi)太多精力，結(jié)果真正開始工作的時間被不斷推遲。很多時候，我們準(zhǔn)備的時間比實(shí)際行動花的還要多。

還有一個事實(shí)，準(zhǔn)備工作和要做的任務(wù)之間，關(guān)系不大，雖然它看起來讓人有滿足感，其實(shí)，它沒有幫助你在待辦事項(xiàng)里多打一個勾。

從提升任務(wù)效率角度看，不得不承認(rèn)，大多“準(zhǔn)備工作”是你意識不到的行為，它不過是啟動困難的表現(xiàn)。

03‍

除此外，即便有了任務(wù)清單（to-do list）在，也不會按照優(yōu)先級去辦事。我也想過為什么，后來學(xué)習(xí)四象限法則后，找到了答案：行動還沒有形成習(xí)慣。

我經(jīng)常因?yàn)闀r間壓力，把重要但不緊急的任務(wù)一拖再拖，有時候，我傾向于做簡單輕松的事，雖然它可以減少代辦事項(xiàng)的數(shù)量，但并不是實(shí)現(xiàn)主要目標(biāo)最佳辦法。

舉個例子：

到公司，群里消息已經(jīng)到99+，下一場會議半個小時開始，我只能抓緊時間處理幾個緊急任務(wù)。

當(dāng)打開代辦列表，從頭到尾看一遍，心理對它們的評論是：這件事很緊急，會影響后面工作進(jìn)度，或者，上次因?yàn)檫@件事出了問題，看來挺重要。

看到最后一項(xiàng)，我已經(jīng)知道做那個最重要且緊急的任務(wù)了，但是，眼睛一瞥，看到列表中間，有個日常任務(wù)看起來很簡單，不會花太多時間，我大概率會決定先做那個。

為什么呢？

趨易避難是人之天性。這樣選擇在一天會不斷推演，到下午5點(diǎn)，我可能沮喪著責(zé)怪自己，又沒有騰出時間完成那些更重要的任務(wù)。

然后，我必須做出選擇：加班或推到明天，如果選擇明天，又會開始一個新的循環(huán)……

所以，啟動困難會變成各種借口和理由，讓我寧愿先忙些不那么重要或緊急的事（有些只是比真正要做的事稍微容易一點(diǎn)），也不愿意直接開始最關(guān)鍵的任務(wù)。

最終，我就離設(shè)計(jì)任務(wù)清單，把重復(fù)的事情半自動化的目標(biāo)，越來越遠(yuǎn)，它成了擺設(shè)，表面工具。因此，根本原因在哪？

• 精神層面的預(yù)設(shè)困難

• 流程不清晰‍

啟動困難到任務(wù)完成之間，中間是“不情愿山谷”。當(dāng)我認(rèn)為一件事很難，要巨大時間成本投入時，我會推遲它，這里包括精神困難和實(shí)現(xiàn)困難，前者容易分辨，后者很少意識到。

舉個例子：

有些朋友做設(shè)計(jì)，敲代碼、搞AI知識庫，一開始和我一樣，太關(guān)注不那么重要的事情。比如，花好多時間去研究工具、方法。

結(jié)果呢？折騰很久，一個作品沒呈現(xiàn)出來。后來我意識到，是想象力太發(fā)達(dá)了。我們很努力，但如果方向錯了，就顯得沒太多意義。

大腦功能非常強(qiáng)大。

接到任務(wù)，它立刻能想象出執(zhí)行過程和可能的結(jié)果。那些復(fù)雜的溝通，大量枯燥的資料收集、讓人不開心的對話、不確定的事情發(fā)展，還有可能失敗的結(jié)果，都像泰山壓頂一樣。

這種提前預(yù)設(shè)的能力，幫助我們的祖先意識到潛在的危險(xiǎn)，從而避免了一次又一次的危機(jī)，好奇心驅(qū)動著大腦點(diǎn)亮地圖上所有節(jié)點(diǎn)，這樣，它會覺得內(nèi)心具備安全感，但如果不能擺脫提前預(yù)設(shè)的思維，你會一直迂回在過程中，

構(gòu)建目標(biāo)管理系統(tǒng)、目標(biāo)管理系統(tǒng)，本質(zhì)是通往最終目標(biāo)的通道。

目標(biāo)一定是某種形式的輸出；輸出是外向的，進(jìn)行一次演講分享、展開觀點(diǎn)討論，實(shí)現(xiàn)一個方案，都可以直接對他人產(chǎn)生影響的輸出。

輸出也可以是內(nèi)隱性的。做一個決定，養(yǎng)成一種習(xí)慣，建立一個思考框架，這些主要為了改變自己的認(rèn)知和行為。所有的對外輸出，都建立在對內(nèi)基礎(chǔ)之上。

而高效的核心只有一點(diǎn)：一個穩(wěn)定可靠的、能減少阻力的流程，它可以幫你快速學(xué)習(xí)和消化信息。這樣，就能得到正面的反饋。

因此，不以內(nèi)化知識，產(chǎn)出東西作為標(biāo)準(zhǔn)，都是內(nèi)耗。

04‍

那么，問題來了：該怎么設(shè)計(jì)合理的流程呢？有三點(diǎn)：

• 圍繞目標(biāo)拆工具

• 5分鐘魔力

• 小步驟AI化

首先說明，流程本質(zhì)具備跨界屬性，我們完成一個項(xiàng)目，要利用多個軟件工具實(shí)現(xiàn)這一切。

比如說：做個PPT，得提前用Word處理文本，再用PS設(shè)計(jì)圖形元素，每個軟件都擅長處理具體一方面的任務(wù)，你不能要求它完全滿足所有需求。

高效工作流程是將不同軟件串起來，使工具都能在最擅長的領(lǐng)域，發(fā)揮最大效能。

很多人誤解就在這里，他們期待「all-in-one」，one 是什么？指：一個軟件滿足所有能力，實(shí)在不行，裝插件也要解決，這是不利的，它會阻礙工作流和效率。

想象一下這個場景：

突然有一天，領(lǐng)導(dǎo)讓你趕緊做個思維導(dǎo)圖。你的第一反應(yīng)是什么？用哪個軟件來做嗎？如果是我，會先用AI軟件整理文檔，提煉主要框架，然后，把框架導(dǎo)入思維導(dǎo)圖軟件里，很快搞定。

如果你想all-in-one，結(jié)果怎么樣？得一邊對著軟件，一邊對著文檔，確定主題，一個分支一個分支輸入，半天也不一定弄完。

簡單講：我們的工作會受限于軟件提供的框架和功能，重器輕用，不關(guān)注某個軟件功能多么強(qiáng)大，只關(guān)注它最優(yōu)勢的一面是什么，用好它的優(yōu)勢。

什么是5分鐘魔力呢？

方法很簡單：先給自己設(shè)定只做5分鐘的任務(wù)。5分鐘后，自由選擇是繼續(xù)做還是停下來；好處是，把長時間的任務(wù)變成了一個個短短的5分鐘，不會感到那么難，壓力也會小很多。

通常，當(dāng)行動5分鐘后，會發(fā)現(xiàn)自己可以再多做一會兒；對了，5分鐘小步驟，我也會思考能不能讓人工智能協(xié)同我來處理。

比如：查找公開資料，我會用某些軟件，只要把關(guān)鍵詞輸入進(jìn)去，設(shè)置好一個聊天框，下次我用時，直接問問題就可以了，不用再一次復(fù)雜地設(shè)置。

再比如，一些設(shè)計(jì)軟件，直接能提供色彩方案和字體，只要輸入項(xiàng)目的主題和風(fēng)格，AI一件幫你搞定，這樣，省去了手動組合的精力。

但是，對于邊界之外的創(chuàng)造性工作，人工智能給的解決方案始終有限，所以，最起碼，它能實(shí)現(xiàn)重復(fù)的事情半自動化的目標(biāo)。

每到周末、月末，我會抽時間來回顧完成的任務(wù)（別光顧著 EMO 了），完成任務(wù)不做消除，復(fù)盤時，對前面工作進(jìn)行反思，看看有沒有再迭代效率的地方，然后，再思考下，不同項(xiàng)目現(xiàn)在的進(jìn)度，對它們進(jìn)行更新。

這樣，能確保每過一段時間，任務(wù)是最新的，符合當(dāng)前狀態(tài)，執(zhí)行起來也會更有決心，更清晰。

總結(jié)而言

“AI+自驅(qū)” 讓人自由。

雖然方法不是完美的，也涉及到一些執(zhí)行上的問題，但只要你有目標(biāo)地去建立工作流，逐漸養(yǎng)成習(xí)慣，那么，工作肯定會有很大的改善和進(jìn)步。