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聯(lián)系“鳥哥筆記小喬”
項目管理技巧:分工不明確時,如何避免同事之間的矛盾
2021-09-01 14:14:57


職場工作中,常常會遇到這樣的場景:比如,領導在分配工作時,由于職責邊界模糊,對于那些未明確職責的灰色地帶,平級或者跨部門的同事之間往往互推,或者甩活給其他人,此時,作為其中的一個參與者,你是會默默接收原本不屬于自己工作范疇的額外工作,無私奉獻的同時所有人都會覺得這是你理所當然的工作呢,還是堅持反擊,讓自己從很被動的地位轉化成主動地位呢?


比如,最近一周就經(jīng)歷了一件幾度讓我陷入很被動又費力不討好的事情,突然有天收到領導派發(fā)的一個活:讓我負責app上所有開屏啟動頁的排期和管理,而開屏這項工作其實涉及的部門和人員就超級復雜,既包括運營、產(chǎn)品,同時還包括設計以及數(shù)據(jù)團隊等各個部門,需要跟平級同事溝通的同時,還需要跨部門進行溝通,至于具體的工作職責,領導也沒有做出具體、清晰的劃分;


以往的開屏工作都是對應的項目負責人提出開屏的需求,然后提供開屏的內容信息給到設計,再由設計師來統(tǒng)一出圖和上傳,現(xiàn)在突然由我來接手,當時就覺得我這個角色真的超級多余,對外,我不清楚其他項目的具體細節(jié)和信息,對內,我自己不會設計;


接手開屏工作的第一天,就碰到了釘子,當時負責的是運營部另外一個同事項目的開屏,當我把具體的開屏日期告訴他,讓他準備好對應的開屏海報時,他很不以為意,覺得準備海報應該是我全職的工作,他不參與也沒有要準備的意思,另外,由于公司是跨國公司,有兩個設計團隊,當時去找了其中的一個設計團隊時,兩個設計團隊之間互相推脫,說各自還有其他很忙的事情要處理,更讓人氣憤的是,當設計師去找了這個同事要具體的項目文案時,該同事直接指著我說:文案找她要,她全權負責開屏的!”  


然而,具體的情況是啥,因為我不是這個項目負責人,我根本就不知道就這個項目的具體信息,更不知道用什么樣的文案才合適。


由于我當時和大家都是平級的關系,所有同事都不聽我的,也及其不愿意配合我的工作,我當天就很被動的夾在項目負責人和設計師之間,我需要找項目負責人要具體的設計需求,然后再找到設計師傳遞具體的需求,有沒有像是這個同事的工具人或者是個中間商?而且大家都一致覺得這是你理所當然該做的!


當天工作結束后,我其實是超級憤怒和暴躁的,一直在克制自己的負面情緒,心想領導為啥給我這么多余的一個角色?當然,這樣的日子沒有持續(xù)多久,第三天我就巧妙運用了一些項目管理的技巧,讓自己很被動的地位轉化為主動地位了;


關于職責不明確的事宜,一定要找領導劃分明確職責


比如,在開屏的環(huán)節(jié)里,由于有兩個設計團隊,大家都在互相推卸責任,于是,我在第二天直接找了老板,讓老板指定其中的一個團隊專門做開屏的設計,這樣后續(xù)就不會有誰來設計開屏,大家互相推卸責任的問題了;


對于同級同事不配合工作的內容,我分了五部曲來解決了我遇到的煩惱:


第一步:開屏工作流程標準化


開屏的工作流程其實無非就是這些步驟:


(1)提前一周提交開屏需求,并做好排期


(2)規(guī)范提開屏需求的模板:比如,項目負責人有對應的開屏需求時,必須按以下的模板提出對應的需求:

  • 提供項目名稱以及項目對應的時間

  • 項目的獎勵或者亮點

  • 和這個項目相關的過往設計內容

  • 項目負責人希望采用的海報文案


(3)監(jiān)督項目負責人提前準備好開屏海報


(4)及時反饋開屏進度,比如,上傳開屏后給對象的項目負責人說一聲,保持信息同步;


我把開屏過程中遇到的所有細節(jié)都做了一個標準化的流程和整理,這樣可以避免遺忘某個事項;


第二步:建群


在明確了標準化流程后,我把相關的所有工作人員包括設計師、項目需求人都拉到一個群里,項目負責人有需求時,直接在群里溝通,這樣我就避免成為中間傳話的工具人;


第三步:請領導坐鎮(zhèn)


這個關鍵節(jié)點十分重要,領導在群有2個好處,第1個好處就是能看到你在盡職盡責的推進整體項目進展,另外,還有一個好處,在領導眼皮下,如果你跟進得當,迫于領導的壓力,那些不配合工作的平級同事也會積極配合,畢竟,誰都不想在領導面前顯示出自己斤斤計較的一面;


第四步:明確工作職責,并公布群規(guī)以及具體的內容

當所有成員在群里集齊之后,接下來就需要公布具體的分工標準以及具體的標準化流程,誰負責什么工作內容在群里都做了具體的公布,并讓大家按流程來走,避免互相扯皮


最后,及時在群里反饋和跟進


比如,我會根據(jù)排期表,提前讓臨近排期的項目負責人準備好物料,另外,如果上了開屏,也會在群里及時通知和反饋,保證讓整個流程透明和公開化。


在完成了以上的步驟之后,我已經(jīng)擺脫了之前工具人和中間傳話人的狀態(tài),效率極大提高的同時,也無需和同事直接互相推脫和扯皮了。領導也會覺得我項目管理的井井有條。


那假如我在和同事溝通的過程中,如果我沒有采取以上的步驟,在同事把構思海報文案的工作推卸給我,提開屏需求的文案全部推給我時,我都一一抗下了,將會是一個什么樣的結局呢?不難想象,我將會成為各個項目負責人的工具人,每天在為這些項目負責人打雜,同時,每天被大量冗長的瑣事纏身,時間久了,這些項目負責人也會覺得這些事情本來是我的分內工作,非但沒有感激,反而會覺得理所當然,而我做久了這種瑣事之后,時間久了可能會做到懷疑人生了吧~


所以,這里給大家一個提醒,面對超越工作邊界的事情,謹慎接下,一定要明確職責邊界,明確分工,不然就會不小心讓自己成為工具人。


-END-

麥琪
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    2)粉絲互撕謾罵、拉踩引戰(zhàn)、造謠攻擊、人肉搜索、侵犯隱私
    3)鼓動「飯圈」粉絲攀比炫富、奢靡享樂等行為
    4)以號召粉絲、雇用網(wǎng)絡水軍、「養(yǎng)號」形式刷量控評等行為
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